Verordnung über das Polizei-Informationssystem POLIS (POLIS-Verordnung)
(vom 13. Juli 2005)[1]
Der Regierungsrat,
gestützt auf § 60 Abs. 1 lit. b und c des Polizeigesetzes (PolG) vom 23. April 2007[5][14] beschliesst:
I. Allgemeine Bestimmungen
Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungs- und Informationssystems POLIS.
Betreiber
Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadtpolizeien Zürich und Winterthur.
Weitere beteiligte Polizeien und Forensisches Institut Zürich
Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf POLIS gemäss § 54 Abs. 4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzureichen.[14]
Zweck von POLIS
POLIS dient folgenden Zwecken:[12]
a.Erfüllung der Aufgaben als Strafverfolgungsbehörde gemäss StPO ,
b.Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen,
c.Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister),
d.Dokumentation polizeilichen Handelns,
e.Recherche,
f.Erstellen von Täterschaftsprofilen,
g.Datenübermittlung in Systeme des Bundes,
h.Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank,
i.Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungsbehörden,
j.Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind,
k.Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermittlungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benötigt werden,
l.Automatisierte Akten- und Datenverwaltung nach definierten Aufbewahrungsfristen,
m.Statistische Auswertungen.
Bestandteile von POLIS
POLIS besteht aus:
a.dem Journal,
b.dem Rapport,
c.der Personendatenbank,
d.der Geschäftsdatenbank,
e.den themenspezifischen Datenbanken,
f.der Recherche,
g.der Archiv-Datenbank,
h.der Gästekontrolle von Beherbergungsbetrieben (Gästekontrolle),
i.der Asservaten-Datenbank.
II. Inhalt einzelner Bestandteile von POLIS
Inhalt der Geschäftsdatenbank
Der Datensatz über das Geschäft (Falldatensatz) kann folgende Daten enthalten:
a.Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer,
b.Lauffrist (Löschdatum),
c.Journalnummer,
d.UAP-Nummer (Unfallaufnahme-Protokoll),
e.Projektschutz (allgemein, projektgeschützt),
f.Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt),
g.Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person),
h.Angabe Sachgebiet (Einbruch, Verkehr, unbestimmt usw.),
i.Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte,
j.Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person),
k.RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument,
l.Ereignisdatum (Tag, Zeit),
m.Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation,
n.PLZ/Ort, Stadtkreis,
o.Erfassungs-Sachbearbeiter, Erfassungsdatum, Organisations-Einheit,
p.Mutations-Sachbearbeiter, Mutationsdatum.
Inhalt der Personendatenbank
Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann folgende Daten enthalten:
a.Name, Vorname, Geburtsname, Rufname, Genanntname, Genanntvorname, Aliasname, Spitzname,
b.Firma, Institution,
c.Branche,
d.Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum,
e.Geschlecht,
f.Nationalität, Heimatort,
g.Zivilstand,
h.Beruf,
i.Sprache,
j.Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr., Stadtkreis, Kanton, Nation, Adresszusatz),
k.Eltern,
l.Ehegatte, Lebenspartner, Lebenspartnerin,
m.Arbeitsort,
n.Konfession,
o.Anzahl Kinder,
p.[11] Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand,
q.Ausweispapier,
r.Foto, Haarfarbe, Grösse,
s.Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel),
t.Personen-Nummer, Personen-Code (Identität steht fest, alias, angeblich),
u.Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erkennungsdienstliche Behandlung, Warnungshinweis),
v.Sterbedatum,
w.Freitext (Bemerkungen),
x.Erfassungsdatum, Erfassungs-Sachbearbeiter,
y.Mutationsdatum, Mutations-Sachbearbeiter.
Inhalt der themenspezifischen Datenbanken
Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-, Personen- und Geschäftsdaten gemäss §§ 6 und 7 enthalten.
Inhalt der Gästekontrolle
Die Gästekontrolle kann folgende Daten enthalten:
a.Name, Vorname,
b.Geschlecht,
c.Geburtsdatum,
d.Nationalität,
e.Adresse,
f.Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
g.Ausweisnummer (bei ausländischer Staatsangehörigkeit),
h.Aufenthaltsdaten,
i.Fahrzeugdaten,
j.Bemerkungen (z. B. Gruppenbuchungen).
Datenfelder für Rapporte
Für Rapporte werden Bausteine mit Datenfeldern zur Verfügung gestellt. Mit den Bausteinen können Rapporttypen zusammengestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten bearbeitet:
a.Geschäft (§ 6),
b.Person (§ 7),
c.Signalement,
d.Spur,
e.Sache,
f.Fahrzeug.
III. Bekanntgabe von Daten
Ausschreibungen in RIPOL und SIS
Die in POLIS erfassten Daten können soweit erforderlich in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-, Sach- und Fahrzeugfahndungen. Diese werden nach Eingabe durch die ausschreibende Behörde über die Filtrierstelle der Kantonspolizei verbreitet.
Amts- und Rechtshilfe
Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden:
a.Justiz- und Polizeibehörden,
b.Grenzstellen,
c.Strassenverkehrsämter,
d.Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Aufgaben,
e.Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden,
f.Behörden anderer Länder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunktionen,
g.Unfalluntersuchungsbehörden,
h.Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach § 4 erfüllen.
Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die anfragende Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- oder Rechtshilfe verfügt.
Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen, wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren keine Auskunft geben.
Akteneinsicht
Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss § 10 darstellen, sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.
Gesuche müssen enthalten:
a.Name, Adresse und Telefonnummer der Gesuchstellenden,
b.Grund und Zweck des Gesuches (Legitimation),
c.Art, Ort und Zeit des Vorfalls,
d.Namen und Adressen der Beteiligten,
e.bei Privatpersonen einen Identitätsnachweis,
f.bei Dritten einen Nachweis über die Einwilligung der betroffenen Person oder deren Vollmacht.
Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert werden, wenn
a.in laufenden Verfahren der Untersuchungszweck gefährdet würde oder
b.[10] eine der Voraussetzungen gemäss § 23 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG) gegeben ist.
Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.
Für Begehren um Akteneinsicht kann eine Gebühr erhoben werden.
IV. Rechte der Betroffenen
Auskunftsrecht
Die Wahrnehmung des Auskunftsrechts gemäss § 20 Abs. 2 IDG[2] erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach § 11 dieser Verordnung. Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.[10]
Die Auskunftserteilung erfolgt kostenlos. Eine angemessene Beteiligung an den Kosten kann verlangt werden, wenn
a.der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen des Gesuches die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wurden und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunftserteilung nachgewiesen werden kann;
b.die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsaufwand verbunden ist.
Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit. a ist insbesondere gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene Person verändert wurden.
Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuchstellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftserteilung in Kenntnis zu setzen und können ihre Gesuche innert zehn Tagen zurückziehen.
Andere Rechte
Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbesondere des Berichtigungsrechts nach § 21 IDG[2], sind schriftlich bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.[10]
Gesuche müssen die Angaben gemäss § 11 Abs. 2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten sowie den Nachweis eines schützenswerten Interesses.
In Fällen von Freispruch, Einstellung oder Nichtanhandnahme von Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in POLIS gemäss § 54 a Abs. 1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine Mitteilung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann die betroffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Entscheids die Nachführung verlangen.[14]
V. Schutz und Sicherheit der Daten
Verantwortung und Aufsicht
Für die Datenhaltung und -pflege ist die Behörde verantwortlich, welche die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben bearbeitet oder bearbeiten lässt.
Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut Zürich bestimmen je eine Datenverantwortliche oder einen Datenverantwortlichen. Diese koordinieren die Tätigkeiten unter der Hauptverantwortung der oder des Datenverantwortlichen der Kantonspolizei. Die Datenverantwortlichen überwachen die Einhaltung dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.
Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien zuständigen Datenschutzbeauftragten.
Datenzugriff
Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf diejenigen Daten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufgaben benötigen.
Die Sicherheitsdirektion[9] regelt für die einzelnen Benutzergruppen die Zugriffsrechte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und Benutzer erfolgt unter der Verantwortung der jeweiligen Datenverantwortlichen der beteiligten Polizeien.
Die an POLIS beteiligten Polizeien erlassen Weisungen über die Form der Datenbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.
Datensicherheit
Die elektronische Datenübermittlung aus POLIS an andere Datensysteme erfolgt chiffriert.
Die an POLIS beteiligten Polizeien treffen in ihren Bereichen die gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen.
Die an POLIS beteiligten Polizeien regeln die Zugangsberechtigung zu den Datenstationen und sichern die Arbeitsräume wirksam gegen den Zutritt unbefugter Personen.
Protokollierung
In POLIS werden Benutzerzugriffe auf Daten protokolliert. Das Protokoll ist während eines Jahres zugriffs- und schreibgeschützt aufzubewahren.
Die zuständigen Datenverantwortlichen können Kontrollen oder Auswertungen von Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Missbrauch von in POLIS gespeicherten Daten anordnen.
Aufbewahrungsdauer
Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten werden mit den Geschäftsdaten gelöscht.
Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen oder die Verfolgungsverjährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt mit dem Datum des Ereignisses.
Personendaten werden gelöscht, wenn keine Verknüpfungen zu Rapporten gemäss § 5 lit. b mehr bestehen.
Übertretungen erhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf Jahren, solche des kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei Jahren gelöscht.6 Nach dem Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister) sind Dokumente über geklärte Straftaten dem entsprechenden POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des Geschäftes gelöscht. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten sind gemäss Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.7 Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die Archivierung[4].
| 5 Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:14 a. Aussergewöhnliche Todesfälle | 30 Jahre |
| b. Grossereignisse/Katastrophen | 30 Jahre |
| c. Vermisste | 30 Jahre |
| d. Ausweisverluste | 15 Jahre |
| e. Fürsorgerische Unterbringungen | 15 Jahre |
| f. Aufzubewahrende Zuschriften | 10 Jahre |
| g. Gewaltschutzverfahren | 10 Jahre |
| h. Leumunds-, Bürgerrechtsberichte | 10 Jahre |
| i. Suizidversuche | 10 Jahre |
| k. Aufenthaltsnachforschungen | 5 Jahre |
| l. Entweichung/Entlaufen | 5 Jahre |
| m. Fundsachen | 5 Jahre |
| n. Informationsberichte | 5 Jahre |
| o. Personen- und Fahrzeugmeldekarten | 5 Jahre |
| p. Übrige Berichte | 5 Jahre |
| q. Andere Ereignisse | 5 Jahre |
| r. Daten der Gästekontrolle | 3 Jahre |
VI. Schlussbestimmungen
Kostentragung
Die Betreiber übernehmen die Anschaffungs- und Betriebskosten der erforderlichen Hard- und Software.
Die Betreiber übernehmen die Kosten für die Weiterentwicklung von POLIS nach Kostenschlüssel.
Die weiteren beteiligten Polizeien haben für ihre Beteiligung an POLIS eine Entschädigung zu entrichten. Diese wird in einer Vereinbarung mit den Betreibern festgesetzt.
Übergangsbestimmung
Die Aufbewahrungsdauer von vor Inkrafttreten dieser Verordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Regelung von § 18 anzupassen.
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Anhänge
Anhang[15]
[1] OS 60, 484; ABl 2005, 1563.
[2] LS 170. 4.
[3] LS 170. 41.
[4] LS 432. 11; LS 432. 111. Heute: LS 170. 6; LS 170. 61.
[5] LS 550. 1.
[6] LS 551. 1.
[7] SR 312. 0.
[8] In Kraft seit 1. Januar 2006 (OS 60, 472).
[9] Fassung gemäss RRB vom 15. März 2006 (OS 61, 112; ABl 2006, 348). In Kraft seit 1. Mai 2006.
[10] Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 (OS 63, 336; ABl 2008, 916). In Kraft seit 1. Oktober 2008.
[11] Fassung gemäss RRB vom 7. November 2012 (OS 67, 610; ABl 2012-11-16). In Kraft seit 1. Januar 2013.
[12] Fassung gemäss RRB vom 21. November 2012 (OS 68, 63; ABl 2012-11-30). In Kraft seit 1. März 2013.
[13] Eingefügt durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.
[14] Fassung gemäss RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.
[15] Aufgehoben durch RRB vom 12. Februar 2014 (OS 69, 203; ABl 2014-02-21). In Kraft seit 1. Juni 2014.
[16] Fassung gemäss RRB vom 7. Juli 2021 (OS 76, 394; ABl 2021-07-16). In Kraft seit 1. Januar 2022.