Archivgesetz
(vom 24. September 1995)[1]
Gegenstand
Dieses Gesetz regelt die Übergabe von Akten der öffentlichen Organe an die Archive, die Archivierung, den Datenschutz im Archivbereich und die Organisation des Archivwesens.
Begriffe
a) Öffentliche Organe
Öffentliche Organe sind die Behörden und Amtsstellen des Kantons und der Gemeinden, andere öffentliche Einrichtungen sowie natürliche und juristische Personen des Zivilrechts, soweit sie mit öffentlichen Aufgaben betraut sind.
Die Zürcher Kantonalbank untersteht diesem Gesetz nicht.
b) Akten
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen.
c) Archive
Archive sind Einrichtungen zur Bewahrung, Erschliessung und Vermittlung einer dauerhaften dokumentarischen Überlieferung, welche rechtlichen, administrativen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken dient.
Archivorganisation
a) Staatsarchiv
Das Staatsarchiv ist das zentrale Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgänger.
Es berät die öffentlichen Organe und übt die fachliche Aufsicht über die andern Archive aus.
b) Andere Archive
Die Gerichte, Notariate, Bezirke, Gemeinden, staatlich anerkannten Kirchen und selbständigen Anstalten führen eigene Archive.
Die älteren Archivteile der Gerichte, Notariate und Bezirke werden im Staatsarchiv aufbewahrt.
Der Regierungsrat kann andern öffentlichen Organen die Führung von Archiven bewilligen oder sie dazu verpflichten.
Aktenablage bei den öffentlichen Organen
Die Akten werden zunächst von den öffentlichen Organen verwaltet.
Das Staatsarchiv unterstützt die öffentlichen Organe bei der Organisation ihrer Aktenablage.
Aktenübernahme durch Archive mit Fachpersonal
Die öffentlichen Organe im Zuständigkeitsbereich des Staatsarchivs, der Stadtarchive von Zürich und Winterthur und der übrigen Archive mit Fachpersonal bieten ihre Akten mit den Registern diesen Archiven zur Übernahme an, wenn sie die Akten nicht mehr benötigen, in der Regel aber spätestens 30 Jahre nach ihrer Anlage.
Über Akten, welche die Archive nicht übernehmen, verfügen die Organe gemäss den für sie geltenden Vorschriften.
Das Archiv trägt bei der Auswahl der Bedeutung der Akten und den Abgabebedürfnissen der öffentlichen Organe Rechnung.
Aktenabgabe an Archive ohne Fachpersonal
Die andern öffentlichen Organe legen ihre Akten in eigenen Archiven ab, wenn sie jene nur noch ausnahmsweise brauchen. § 8 Abs. 2 und 3 gilt sinngemäss.
Schutzfristen
a) Grundsatz
Für Akten in den Archiven gelten Amtsgeheimnis und Datenschutz während einer Schutzfrist von 30 Jahren, von ihrer Anlage an gerechnet. Für Akten mit Personendaten beträgt diese Schutzfrist 30 Jahre seit dem Tod der Betroffenen und, falls der Tod ungewiss ist, 100 Jahre seit ihrer Geburt.
Während der Schutzfrist können die öffentlichen Organe aus wichtigen Gründen die Akteneinsicht bewilligen.
b) Ablauf der Schutzfrist
Nach Ablauf der Schutzfrist können die Akten in den Archiven im Rahmen der Benützungsbestimmungen eingesehen werden.
Aufbewahrung
Die Archive unterhalten die Akten sorgfältig, fachgerecht und reproduzierbar, sie sichern sie gegen Verderb und Verlust und führen über sie ausführliche Verzeichnisse.
Die Ausleihe an Private ist grundsätzlich untersagt.
Vernichtung
Die Archive dürfen die Akten nur gemäss den Richtlinien des Staatsarchivs vernichten und nur soweit, als das öffentliche Organ die weitere Aufbewahrung nicht verlangt.
Bibliothek
Hauptamtlich betreute Archive mit regelmässigen Öffnungszeiten unterhalten eine Handbibliothek.
Dokumentationen
Die Archive können Aufzeichnungen und Überlieferungsgut ausserhalb ihres angestammten Bereichs sammeln, welche für die Kantons-, Orts- und Personengeschichte von Bedeutung sind.
Ausführungsbestimmungen
Der Regierungsrat und die kantonalen Gerichte erlassen Ausführungsbestimmungen, welche sie, soweit erforderlich, aufeinander abstimmen.
Besondere Anordnungen
Der Regierungsrat und die kantonalen Gerichte können
a)aus wichtigen Gründen für einzelne Aktengruppen die Schutzfrist nach § 10 verkürzen oder verlängern sowie ein teilweises Einsichtsrecht gewähren oder das vorgesehene Einsichtsrecht beschränken;
b)einzelne Aktengruppen aus wichtigen Gründen von der Anbietungs- oder Ablieferungspflicht nach §§ 8 und 9 ausnehmen oder die Fristen ändern;
c)die Hinterlegung wichtiger, aber gefährdeter oder mangelhaft erschlossener Akten aus andern Archiven im Staatsarchiv anordnen.
Archivkommission
Der Regierungsrat bestellt eine beratende Archivkommission, in der die interessierten Einrichtungen und Personenkreise vertreten sind.
Änderungen bisherigen Rechts
Die nachstehend genannten Gesetze werden wie folgt geändert: . . .[2]
Inkrafttreten
Dieses Gesetz untersteht der Volksabstimmung. Der Regierungsrat bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens[3].
[1] OS 53, 267.
[2] Text siehe OS 53, 269.
[3] In Kraft seit 1. Januar 1999 (OS 54, 912).