Reglement über die Benutzung von Räumen und Aussenflächen der Universität Zürich
(vom 29. Oktober 2009)[1]
Die Universitätsleitung beschliesst:
A. Einleitung
Grundsatz
Die universitären Räumlichkeiten sind in erster Linie für die universitäre Lehre und Forschung bestimmt.
In zweiter Priorität können sie durch die Organe der Universität und die Universitätsangehörigen im Rahmen ihrer universitären Aufgaben genutzt werden.
Geltungsbereich
Dieses Reglement regelt das Verfahren für die Bewilligung und Durchführung von Veranstaltungen interner oder externer Veranstalter in den Räumen und auf Aussenflächen der Universität Zürich für alle Veranstaltungsorte gemäss §§ 10 und 11.
Ausgenommen vom Geltungsbereich dieses Reglements sind universitäre Räumlichkeiten für die Forschungs-, Labor- und Dienstleistungseinrichtungen, den Instituten und Seminaren zugewiesene Räume, Lagerräume, Räume für Technik und Ähnliches sowie Räumlichkeiten der Zentralen Dienste.
Weiterbildung
Für die Veranstaltungen der universitären Weiterbildung gelten die Bestimmungen der Ordnung über die Benutzung von universitären Räumen bei der Durchführung von Weiterbildungsveranstaltungen an der Universität Zürich.
Hausordnung
Für die Benutzung von universitären Räumen und Aussenflächen gelten auch die Bestimmungen der Hausordnung für die Gebäude der Universität Zürich.
B. Veranstaltungsarten
Veranstaltungen der Lehre
Als Veranstaltungen der Lehre gelten namentlich Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die im Rahmen der Bachelor-, Master- oder Doktoratsstufe der Universität Zürich von den Fakultäten oder anderen Organisationseinheiten der Universität Zürich angeboten und durchgeführt werden. Ebenfalls als solche Veranstaltungen gelten Angebote, die andere Hochschulen in Zusammenarbeit mit der Universität Zürich in deren Räumen durchführen.
Veranstaltungen ausserhalb der Lehre
Als Veranstaltungen ausserhalb der Lehre gelten bildungspolitische und kulturelle Veranstaltungen, die einen Bezug zum universitären Leistungsauftrag in Forschung, Dienstleistung und Selbstverwaltung haben, namentlich:
a.öffentliche Vorlesungen wie Antrittsvorlesungen, Gastvorlesungen, Veranstaltungen der Kommission für interdisziplinäre Veranstaltungen,
b.Informationsveranstaltungen für Studieninteressierte und Berufsorientierungen für Studienabgängerinnen und Studienabgänger,
c.Sitzungen, Workshops oder andere Veranstaltungen von Organisationseinheiten, Gremien und Arbeitsgruppen der Universität Zürich oder mit Teilnahme von Angehörigen der Universität Zürich in Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen der universitären Selbstverwaltung,
d.Veranstaltungen des Sprachenzentrums Universität / ETH Zürich,
e.Veranstaltungen der Kompetenzzentren der Universität Zürich,
f.Veranstaltungen von Alumniorganisationen der Universität Zürich,
g.Promotionsfeiern, Feierlichkeiten, Preisverleihungen,
h.Kongresse, Symposien, Tagungen, Messen und Posterausstellungen,
i.Aktivitäten von studentischen Organisationen,
j.Veranstaltungen anderer Hochschulen,
k.Veranstaltungen der Senioren-Universität Zürich und der Kinder-Universität Zürich,
l.Veranstaltungen der Volkshochschule Zürich,
m.Ausstellungen.
C. Veranstalter
Externe Veranstalter
Externe Veranstalter sind Organisationen oder Personen, die nicht der Universität Zürich angehören.
Veranstalter anderer Hochschulen
Angehörige einer anderen Hochschule gelten als externe Veranstalter. Sie können aufgrund vertraglicher Abmachungen wie interne Veranstalter behandelt werden, wenn sie
a.Veranstaltungen im Rahmen des Bachelor-, Master- oder Doktoratsstudienangebotes ihrer Hochschule oder
b.Veranstaltungen mit einem klaren inhaltlichen Bezug zum Auftrag der Universität anbieten und durchführen.
D. Veranstaltungsorte
Allgemeine Veranstaltungsorte
Als allgemeine Veranstaltungsorte gelten jene Räume und Aussenflächen der Universität Zürich, die zur Durchführung von Veranstaltungen gemäss § 5 und § 6 geeignet sind.
Zugewiesene Veranstaltungsorte
Als zugewiesene Veranstaltungsorte der Universität gelten Räume sowie Aussenflächen, die zur Durchführungen von Veranstaltungen gemäss §§ 5 und 6 geeignet sind und die einer Organisationseinheit der Universität Zürich, namentlich der Universitätsleitung, einem Dekanat, einem Institut oder Seminar, einer Einheit der Zentralen Dienste der Universität, den Gastronomiebetreibern, dem ASVZ oder der Zentralstelle der Studentenschaft zur Nutzung zugewiesen sind.
Die Modalitäten zur Raumzuteilung werden in einer separaten Weisung geregelt.
E. Grundsätze der Benutzung universitärer Räume
Veranstaltungszeiten
Veranstaltungen finden während der Öffnungszeiten des jeweiligen Gebäudes statt. Alle Veranstaltungen ausserhalb der Öffnungszeiten sind bewilligungspflichtig.
Sorgfaltspflicht
Die Veranstalter sind für den geordneten Ablauf des Anlasses unter Einhaltung der jeweils geltenden Hausordnung, der Auflagen der Abteilung Sicherheit und Umwelt und der vereinbarten Benützungszeiten und Benützungsrayons verantwortlich. Insbesondere darf der Lehr-, Forschungs- und Dienstleistungsbetrieb der Universität nicht beeinträchtigt werden. Den Weisungen der Sicherheitsbeauftragten ist Folge zu leisten.
Die Veranstalter haften für allfällige Beschädigungen an Gebäude und Mobiliar sowie für alle anlässlich der Benützung entstehenden Personenschäden.
Die benutzten Veranstaltungsorte sind in ordnungsgemässem Zustand zurückzulassen. Bei unsachgemässer Nutzung werden den Veranstaltern anfallende ausserordentliche Instandsetzungs- und Reinigungskosten nach Aufwand in Rechnung gestellt.
Die Veranstalter sind verpflichtet, zusätzlich erforderliche interne und behördliche Bewilligungen rechtzeitig einzuholen.
Die Erteilung der Nutzungsbewilligung kann vom Nachweis einer genügenden Versicherung abhängig gemacht werden.
Die Veranstalter sind für die Einhaltung aller erlassenen Auflagen sowie Sicherheits- und Brandschutzvorschriften (Arbeitssicherheit, max. Personenbelegung, Freihalten von Fluchtwegen, Zugänglichkeit von Brandschutzeinrichtungen u. a.) gemäss separaten Merkblättern verantwortlich.
Die verantwortlichen Personen der Veranstalter müssen bis zum Ende einer Veranstaltung anwesend sein.
F. Zuständigkeiten
Delegierte oder Delegierter der Rektorin oder des Rektors
Für die konkrete Regelung der Belegung und Nutzung der universitären Veranstaltungsorte sowohl durch Universitätsangehörige als auch durch Dritte und für die Nutzungsbewilligungen ist die Delegierte oder der Delegierte der Rektorin oder des Rektors mit ihren bzw. seinen Mitarbeitenden zuständig. Die Zuteilung erfolgt mittels einer Bewilligung aufgrund der Vorgaben und Weisungen der Universitätsleitung. Die Bewilligung kann mit Auflagen verbunden werden oder von der Erfüllung von Bedingungen abhängig gemacht werden.
a.Die Delegierte oder der Delegierte der Rektorin oder des Rektors ist im Auftrag der Universitätsleitung für den einheitlichen Vollzug dieses Reglements zuständig.
b.Die Delegierte oder der Delegierte der Rektorin oder des Rektors ist verantwortlich für die Durchsetzung und Gewährleistung der von der Universitätsleitung festgelegten Richtlinien und Weisungen im Interesse einer optimalen Belegung der allgemeinen Veranstaltungsorte der Universität, im Bewusstsein der gesellschaftlichen Bedeutung der Universität, um den im Leitbild der Universität geforderten Beitrag zur Entwicklung in gesellschaftlichen Bereichen wie Bildung, Kultur, Gesundheit, Wirtschaft und Politik zu leisten.
c.Die Delegierte oder der Delegierte der Rektorin oder des Rektors ist für alle Fragen im Zusammenhang mit der Belegung sämtlicher universitärer Veranstaltungsorte sowohl für die Nutzung durch Universitätsangehörige sowie Dritte zentrale Anlauf- und Koordinationsstelle. Die Zuteilungen erfolgen in Zusammenarbeit mit den Fakultäten und mit den Abteilungen der Zentralen Dienste der Universität, insbesondere mit den Abteilungen Betriebsdienste Zentrum und Irchel, Bauten und Räume sowie Sicherheit und Umwelt.
d.Die Delegierte oder der Delegierte der Rektorin oder des Rektors erteilt Bewilligungen für bewilligungspflichtige Sachverhalte, die in der Hausordnung der Universität Zürich geregelt sind.
Bereich Lehre
Die mittel- und langfristige Bedarfsplanung der für Lehre und Studium benötigten Raumkapazitäten erfolgt im Auftrag der Universitätsleitung unter der Verantwortung des Bereichs Lehre.
Der Bereich Lehre arbeitet bei Erhebung und Beurteilung des Bedarfs mit den Studienprogrammleitungen der Fakultäten, mit der oder dem Delegierten der Rektorin oder des Rektors und mit der Abteilung Bauten und Räume zusammen. Bei der Bedarfsbeurteilung wird auch die Entwicklung der Auslastungen der Veranstaltungsräume berücksichtigt.
Abteilung Bauten und Räume
Die Abteilung Bauten und Räume stellt zuhanden der Universitätsleitung Antrag auf Zuteilung der allgemeinen und zugewiesenen Veranstaltungsorte.
Die Abteilung Bauten und Räume überprüft die Zuteilung der allgemeinen und zugewiesenen Veranstaltungsorte in die Dispositionszuständigkeit periodisch, mindestens aber alle vier Jahre.
Vor der Umteilung von Zuständigkeiten werden die betroffenen Organisationseinheiten zur Stellungnahme eingeladen.
Sicherheit und Umwelt
Die Abteilung Sicherheit und Umwelt berät Veranstalter in Sicherheitsfragen.
Die Abteilung Sicherheit und Umwelt bewilligt und überwacht das in den Auflagen verlangte Sicherheitskonzept.
Betriebsdienste
Die Betriebsdienste sind für die Reinigung und Pflege der Innen- und Aussenflächen, Betrieb und Instandhaltung der Gebäudetechnik und den Unterhalt zuständig. Die gesamte im Rahmen von Veranstaltungen benötigte technische Infrastruktur und deren Betreuung an den Veranstaltungsorten werden durch die zu den Betriebsdiensten gehörenden Hörsaaldienste sichergestellt.
G. Bewilligung
Veranstaltungen ausserhalb der Lehre
Veranstaltungen ausserhalb der Lehre (§ 6) können an Veranstaltungsorten der Universität Zürich durchgeführt werden, wenn eine Beziehung der Veranstalterin oder des Veranstalters bzw. der Veranstaltung zur Universität besteht.
Beziehung zur Universität
Ein inhaltlicher Zusammenhang besteht namentlich dort, wo die Veranstaltung
a.zur Erfüllung des universitären Auftrags in Forschung, Dienstleistung und Selbstverwaltung beiträgt,
b.der Darstellung und Vermittlung von universitärem Forschen und Lehren dient,
c.die öffentliche Wahrnehmung der Universität als Förderin des sachlichkritischen Dialogs zu gesellschaftlichen, wirtschaftlichen, politischen und kulturellen Fragestellungen, Entwicklungen und Kontroversen unterstützt.
Verfahren
Anträge für die Nutzung gemäss § 6 sind bei der oder dem Delegierten der Rektorin oder des Rektors mittels eines bei ihr oder ihm erhältlichen Formulars spätestens zehn Tage vor Beginn der Veranstaltung einzureichen. Veranstaltungen, die eine behördliche Bewilligung benötigen, sind mindestens 4 Wochen vorher anzumelden.
Die Antragstellenden werden gemäss nachfolgender Prioritätenliste berücksichtigt:
a.Anträge gemäss § 5,
b.Anträge gemäss § 6.
Prüfungen
Prüfungen werden in der Regel in denselben Räumen, an denselben Wochentagen und zu denselben Tageszeiten wie die dazugehörenden Lehrveranstaltungen durchgeführt.
Für Prüfungen, die nicht gemäss Absatz 1 durchgeführt werden können, wird empfohlen, die Raumbedürfnisse mindestens drei Semester im Voraus anzumelden. Vor einer definitiven Festlegung der Prüfungstermine ist die definitive Reservationsbestätigung für die benötigten Räume einzuholen. Solche Prüfungen sind zudem in der Regel in die vorlesungsfreie Zeit zu legen.
Kongresse
Kongresse sind in der Regel zeitlich so zu legen, dass Veranstaltungen der Lehre möglichst nicht betroffen werden.
Um eine langfristige Planbarkeit von Kongressen sicherzustellen, gelten folgende Kongresszeitfenster:
In folgenden Kalenderwochen werden Kongresse bezüglich Raumzuteilung mit erster Priorität behandelt, Prüfungen mit zweiter Priorität:
a.in den Räumen der Universität Zürich Standort Zentrum und Nord die Kalenderwochen 05 bis 07 im Frühjahr und 29 bis 37 im Sommer,
b.in den Räumen der Universität Zürich Standort Irchel die Kalenderwochen 05 im Frühling und 29 bis 35 im Sommer.
Kosten
Die Nutzung und die damit zusammenhängenden Dienstleistungen sind für die Durchführung von Veranstaltungen der Lehre gemäss § 5 unentgeltlich.
Die übrige Nutzung universitärer Räumlichkeiten ist in der Regel entgeltlich.
Die Universitätsleitung erlässt eine Gebührenordnung für die Benutzung der Räume der Universität, den Personalaufwand, die Nutzung von speziellen Einrichtungen und Installationen sowie die Erbringung zusätzlicher Leistungen.
Ausserordentliche Dienstleistungen der Universität (zusätzliches Personal, Reinigungskosten u.a.) werden auch bei unentgeltlicher Nutzung der Räume in Rechnung gestellt.
Für die Annullation von bereits erfolgten Reservationen wird abhängig vom Zeitpunkt der Absage und den bereits erbrachten Leistungen eine den Umständen entsprechende Rechnung gestellt.
Erlass der Kostenpflicht
Die Kosten können auf begründeten Antrag reduziert oder erlassen werden. Zuständig für den Erlass ist die oder der Delegierte der Rektorin oder des Rektors.
Schlussbestimmung
Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2010 in Kraft und ersetzt das Regulativ zur Nutzung der Räume der Universität Zürich für Veranstaltungen vom 8. Oktober 1971.