Weisung über Drittmittel an der Pädagogischen Hochschule Zürich
Die Hochschulleitung,
gestützt auf § 29 des Fachhochschulgesetzes vom 2. April 2007[3]
A. Allgemeine Bestimmungen
Zweck und Geltungsbereich
Diese Weisung regelt die Einwerbung, Verwendung und Administration von Mitteln, die der Pädagogischen Hochschule Zürich (PHZH) von Dritten zur Verfügung gestellt werden.
Definitionen
Dritte sind schweizerische und ausländische natürliche und juristische Personen sowie privat- und öffentlichrechtliche Organisationen.
Drittmittel sind Geldbeträge und andere geldwerte Einnahmen aus Leistungsverträgen, Förderverträgen und Verfügungen sowie einseitige Zuwendungen im Sinne des Finanzreglements.
Geldwerte Einnahmen sind insbesondere Sach- und Arbeitsleistungen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile, die der PHZH von Dritten zuteil werden.
Sachleistungen sind Gegenstände von bleibendem Wert (Investitionen) und Verbrauchsgegenstände.
Sonstige geldwerte Vorteile sind alle anderen Leistungen Dritter, die der PHZH zugute kommen, beispielsweise das Überlassen von Räumen, Einrichtungen oder Personal, die Bereitstellung von Reisekosten usw., soweit diese durch die Drittmittelgeberschaft unentgeltlich oder erheblich verbilligt zur Verfügung gestellt werden.
Abgrenzung Drittmittel – Gebühr
Drittmittel sind Entschädigungen für im Einzelfall definierte, individuell auf eine Kundin /einen Kunden ausgerichtete Leistungen. Gebühren werden demgegenüber für Leistungen erhoben, die aufgrund eines einheitlichen Angebots der PHZH unterschiedlichen Kundinnen und Kunden offenstehen.
Grundsätze
Die finanzielle Förderung der PHZH durch Dritte und die Erbringung von Dienstleistungen zugunsten Dritter dürfen den Auftrag der PHZH, insbesondere die Freiheit und Verantwortung von Lehre und Forschung, nicht gefährden.
Drittmittel dürfen für Zwecke von Lehre und Forschung sowie für Dienstleistungen eingesetzt werden.
Drittmittel von reinen Förderungsinstitutionen dürfen entgegengenommen werden, wenn diese ausschliesslich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken dienen und die Vergabe von Fördermitteln aufgrund eines anerkannten Verfahrens (offene Bewerbung, Begutachtungsverfahren, kriteriengestützte Bewilligung) erfolgt.
Dienstleistungen sind wettbewerbsgerecht, in der Regel mindestens kostendeckend in Rechnung zu stellen.
Personen, die bei der PHZH angestellt oder anderweitig für die PHZH tätig sind, können nur ausnahmsweise Drittmittelgeberinnen/ Drittmittelgeber sein. Entsprechende Verträge sind durch die Hochschulleitung zu genehmigen.
Die Bereitstellung von Drittmitteln wird zwischen der Drittmittelgeberschaft und der PHZH vertraglich oder durch Verfügung der Drittmittelgeberschaft geregelt.
B. Einwerbung
Kalkulation
Für die Festlegung der Tarife gemäss Anhang 1 sind zu berücksichtigen:
a.Anteil der Lohn- und Sozialversicherungskosten der am Projekt beteiligten Mitarbeitenden,
b.Kosten der projektbezogen benutzten Infrastruktur (mit Ausnahme der Arbeitsplätze),
c.Kosten für projektbedingte Anschaffungen,
d.Kosten für Verbrauchsmaterial, Spesen und Publikationen,
e.Abgeltung besonderer Risiken,
f.Gemeinkostenzuschlag.
Aus einem Drittmittelprojekt allenfalls resultierende Folgekosten sind ungeachtet der Tarife im Einzelfall zu veranschlagen.
Information
Unterzeichnungsberechtigte Vorgesetzte werden über die vorgesehene Einwerbung von Drittmitteln vor Beginn der offiziellen Verhandlungen mit der Drittmittelgeberschaft informiert (vgl. Merkblatt der Prorektoratsleitungen zum Vorgehen).
Die/der unterzeichnungsberechtigte Vorgesetzte entscheidet über den Einbezug weiterer Stellen, insbesondere der Entwicklungs- und Forschungskommission.
Genehmigung des Angebots
Zusammen mit dem Angebot einer Drittmittelgeberin / eines Drittmittelgebers sind der/dem unterzeichnungsberechtigten Vorgesetzten weitere zur Entscheidung notwendige Angaben und Unterlagen zur Genehmigung vorzulegen. Dazu gehören insbesondere:
a.Angaben über die Drittmittelgeberschaft,
b.Angaben über Höhe, Dauer und Zweckbestimmung der Mittel,
c.eine Projektbeschreibung mit Budgetierung,
d.eine Darlegung der erwartbaren Folgekosten,
e.eine Erklärung über die Mitwirkung der Einwerbenden /des Einwerbenden an Beschaffungsvorgängen, die Produkte oder Dienstleistungen der Drittmittelgeberschaft zum Gegenstand haben.
Es sind die dafür bereitgestellten Formulare zu verwenden.
Das Angebot bildet die Grundlage eines Vertragsentwurfs. Entwürfe für Verträge über Drittmittel von mehr als Fr. 5000 sind in Zusammenarbeit mit dem Rechtsdienst zu erstellen bzw. durch diesen zu prüfen. Vertragsergänzungen oder -nachträge sowie Vertragsauflösungen sind dem Rechtsdienst zur Prüfung vorzulegen, wenn dieser beim Grundvertrag mitgewirkt hat.
Auflagen
Die Entscheidung der unterzeichnungsberechtigten Vorgesetzten betreffend die Genehmigung eines Drittmittelangebots kann von der Erfüllung bestimmter Auflagen abhängig gemacht werden. Das gilt insbesondere, wenn das Drittmittel:
a.einen Interessenkonflikt für die PHZH verursacht,
b.die Erfüllung anderer Aufgaben der PHZH beeinträchtigt,
c.die Freiheit der Lehre und Forschung gefährdet,
d.die Rechte und Pflichten von Mitgliedern der PHZH verletzt,
e.den Folgekosten nicht angemessen Rechnung trägt.
Geistiges Eigentum
Das geistige Eigentum an den Arbeitsergebnissen verbleibt grundsätzlich bei der PHZH. Dies gilt auch für die Nutzungs- und Verwertungsrechte an urheberrechtlich geschützten Werken (vgl. Weisung zum Umgang mit geistigem Eigentum an der PHZH vom 21. April 2008[6]).
Behält sich die Drittmittelgeberschaft die Abtretung von Nutzungsrechten vor, so wird die entsprechende Regelung im Drittmittelvertrag zwingend festgehalten. In jedem Fall sichert sich die PHZH die Nutzungsrechte zu hochschulinternen Zwecken.
Vertragsunterzeichnung
Drittmittelverträge, die Einnahmen bis maximal Fr. 20 000 vorsehen, unterzeichnen die Bereichsleiterin /der Bereichsleiter, die Instituts- oder Zentrumsleiterin/der Instituts- oder Zentrumsleiter bzw. die Forschungsgruppenleiterin /der Forschungsgruppenleiter zusammen mit der Abteilungsleiterin / dem Abteilungsleiter namens der PHZH. Für direkt dem Prorektorat zugeordnete Institute und Zentren tritt die Unterschrift der Prorektorin / des Prorektors anstelle jener der Abteilungsleitung.
Bei Einnahmen ab Fr. 20 000 ist neben der Unterschrift der Abteilungsleitung jene des zuständigen Mitglieds der Hochschulleitung erforderlich. Für direkt dem Prorektorat zugeordnete Institute und Zentren tritt die Unterschrift der Rektorin/des Rektors neben jene der Prorektorin / des Prorektors.
Bei Einnahmen ab Fr. 50 000 tragen die Verträge die Unterschriften der Rektorin / des Rektors und des zuständigen Mitglieds der Hochschulleitung. Solche Verträge sind der Hochschulleitung vor der Unterzeichnung zur Kenntnis zu bringen.
Bei Einnahmen ab Fr. 150 000 bedürfen die Verträge der vorgängigen Zustimmung im Rahmen eines Beschlusses der Hochschulleitung.
Übersteigen die jährlichen Einnahmen 1 Mio. Franken, sind die Verträge dem Fachhochschulrat und dem Hochschulamt vor der Unterzeichnung zur Prüfung und Genehmigung zu unterbreiten.
Die Beträge verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer.
Der Abschluss von Fördermittelverträgen erfordert ungeachtet der Höhe des entsprechenden Drittmittels die vorgängige Zustimmung im Rahmen eines Beschlusses der Hochschulleitung.
Die Entgegennahme von Zuwendungen richtet sich nach dem Finanzreglement.
Das Original aller unterzeichneten Verträge und Verfügungen ist dem Rechtsdienst zu übermitteln; das zuständige Mitglied der Hochschulleitung wird von der Abteilungsleitung mit einer Kopie bedient.
C. Verwendung
Einsatz der Drittmittel
Drittmittel sind in der Regel zweckgebunden. Sie stehen im Eigentum der PHZH, welche die Drittmittel auch verwaltet. Verfügungsberechtigt ist die Organisationseinheit oder die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter, die/der durch die Drittmittelgeberschaft als Erfüllungspartnerin / Erfüllungspartner bezeichnet wird. Die Verwendung der Drittmittel erfolgt unter Einhaltung der Regelungen betreffend Ausgabenkompetenzen gemäss Finanzreglement und der vertraglichen Regelungen bzw. der Verfügung der Drittmittelgeberschaft.
Über die Zuordnung von Zuwendungen entscheidet im Zweifelsfall die Hochschulleitung. § 18 des Finanzreglements bleibt vorbehalten.
Overheadbeiträge SNF
Die Overheadbeiträge des Schweizerischen Nationalfonds werden wie folgt aufgeteilt:
a.
b.
c.
Die Leiterin / der Leiter der begünstigten Organisationseinheit beschliesst im Sinne von lit. a oder b über die konkrete Verwendung der Beiträge.
Einzelheiten bezüglich Abrechnung und Administration der Beiträge werden von der Abteilungsleitung Forschung und Entwicklung in einem Merkblatt geregelt.
D. Administration
Rechnungslegung und Reporting
Rechnungslegung und Reporting richten sich nach den Vorgaben der Abteilung Finanzen und Controlling und der Drittmittelgeberschaft.
Wo erforderlich können separate Projektrechnungen eingerichtet werden. Im Übrigen erfolgt die Rechnungslegung in der Regel über den jeweiligen Kostenträger.
Die verfügungsberechtigte/n Person/en über die Drittmittel ist/sind verpflichtet, den internen und externen Aufsichtsorganen jederzeit Auskunft über Projektstand und finanzielle Belange zu erteilen und Einsicht in die Projektunterlagen zu gewähren.
Berichterstattung in der Linie
Das Projektbudget darf nicht überschritten werden. In Ausnahmefällen kann die zuständige Prorektorin / der zuständige Prorektor das Budget auf Antrag der Projektleitung ausweiten. Es sind die dafür bereitgestellten Formulare zu verwenden.
Der Projekterfolg wird durch die projektverantwortliche Person dokumentiert und der/dem direkten Vorgesetzten zur Kenntnis gebracht. Diese/dieser berichtet wiederum in der Linie.
Versicherung
Besondere Risiken sind zulasten der entsprechenden Projekte separat zu versichern. Die Hochschulleitung regelt die Einzelheiten jeweils nach Rücksprache mit der Finanzdirektion.
Drittmittelanstellung
Die Anstellung von Personen im Rahmen eines Drittmittelprojekts erfolgt durch einen privatrechtlichen Arbeitsvertrag gemäss Anhang 2. Es sind die dafür bereitgestellten Formulare zu verwenden.
E. Schlussbestimmung
Aufhebung bisherigen Rechts
Die Weisung für Verrechnungsansätze von Leistungen an Dritte vom 16. August 2004 wird mit Inkrafttreten der vorliegenden Weisung aufgehoben.
Anhänge weisen oft Konvertierungsfehler auf. Bitte konsultieren Sie die Quelle.
Anhänge
Anhang 1: Verrechnung von Leistungen
1. Tarife
| Mitarbeitendenkategorien | Verrechnungsansätze (Fr./h) |
|---|---|
| Tarif ATarif BTarif C | |
| Professoren/-innen / Dozierende | 145180210 |
| Wissenschaftliche Mitarbeitende / Assistierende | 115150180 |
| Wissenschaftliche Hilfskräfte | 85120150 |
Die Verrechnungsansätze verstehen sich als Betrag pro Arbeitsstunde in Schweizer Franken exklusive Mehrwertsteuer.
Die Abteilung Finanzen und Controlling legt vor der Vertragsunterzeichnung fest, ob die Mehrwertsteuer zu verrechnen ist. Die Mehrwertsteuer wird dem Projekt belastet.
Werden für die Durchführung eines Drittmittelprojekts externe Fachleute zugezogen, sind die Honoraransätze gemäss Weisung für die Entschädigung von externen Mitarbeitenden weiter zu belasten.
Projektspezifische Sachkosten und Spesen sind zu Selbstkostenansätzen zu verrechnen.1 Tarif A deckt die direkten Personalkosten und die Gemeinkosten des Prorektorats.2
2. Tarifstruktur
Tarif B deckt zusätzlich zu Abs. 1 die Gemeinkosten der Verwaltung.3
Tarif C deckt zusätzlich zu Abs. 1 und 2 sämtliche Sachgemeinkosten.1 Tarif A kommt nur in Ausnahmefällen zur Anwendung, sofern Interessen von Lehre und Forschung dies rechtfertigen.2
3. Anwendung der Tarife
Tarif B kommt zur Anwendung, wenn folgende Voraussetzungen alternativ erfüllt sind:
a.bei der Drittmittelgeberschaft handelt es sich um eine nicht gewinnorientierte Institution (z.B. gemeinnützige Stiftung, NGO, kantonale Verwaltung),
b.bei der Drittmittelgeberschaft handelt es sich um eine Partnerschule der PHZH. 3 Tarif C kommt zur Anwendung, wenn folgende Voraussetzungen alternativ erfüllt sind:
a.bei der Drittmittelgeberschaft handelt es sich um eine gewinnorientierte öffentlichrechtliche Institution,
b.bei der Drittmittelgeberschaft handelt es sich um ein privatwirtschaftliches Unternehmen. 4 Die Tarife B und C sind Richtgrössen, die je nach Marktverhältnissen und Projektinhalt erhöht werden können.
Die Tarife B und C können gesenkt werden, sofern die Drittmittelgeberschaft an gesetzliche Vorgaben oder unternehmensinterne Rechtsgrundlagen gebunden ist, die fixe, verbindliche Maximalansätze vorsehen, welche tiefer sind als die vorliegenden, und die Interessen von Lehre und Forschung die Durchführung des Drittmittelprojekts rechtfertigen.
Für Lehrmittelprojekte und Verträge mit dem Volksschulamt kann die Hochschulleitung besondere Rahmentarife festlegen.
Die Abteilungs-, Instituts- und Zentrumsleitungen sind für die korrekte Anwendung der Tarife verantwortlich.1 Arbeitsverträge bzw. Erhöhungen des Beschäftigungsgrads werden in der Regel befristet, im Maximum entsprechend der Projektdauer abgeschlossen.2
Anhang 2: Drittmittelanstellungen 1. Dauer
Über Drittmittel finanzierte Mitarbeitende dürfen insgesamt nicht länger angestellt werden, als dies die in der Personalverordnung der Zürcher Fachhochschule genannten Anstellungsfristen für Assistierende erlauben.
2. Altersbeschränkung
Anstellungen von Drittmittelangestellten sind in der Regel bis zur Vollendung des 65. Altersjahrs möglich.1 Die Einreihung der Stellen der Drittmittelangestellten richtet sich nach den Grundsätzen und nach dem Lohnsystem der Personalverordnung der Zürcher Fachhochschule[4]. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen des Schweizerischen Nationalfonds und der EU-Richtlinien.2
3. Lohn
Die Regelungen betreffend Lohnfortzahlung bei Unfall, Krankheit oder Mutterschaft sind jenen der Anstellungsverfügungen der Angestellten der PHZH angeglichen.3
Die Drittmittelangestellten können im gleichen Umfang wie die Angestellten der PHZH Lunch-Checks beziehen.
4. Spesen
Die Spesen richten sich nach dem Spesenreglement.
5. Pensionskasse
Die Löhne von Drittmittelangestellten sind bei der Beamtenversicherungskasse versicherungspflichtig.1 Kündigungen nicht befristeter Verträge erfolgen in der Regel auf Antrag der personalverantwortlichen Stelle durch die Personalabteilung. Die über das Drittmittel verfügungsberechtigte Organisationseinheit bzw. die/der verfügungsberechtigte Mitarbeitende ist verpflichtet, die Kündigung rechtzeitig in die Wege zu leiten, sodass die Lohnkosten bis zum Ablauf der Kündigungsfrist durch das Drittmittel gedeckt sind. Ausserdem ist die Hochschulleitung der PHZH berechtigt, Kündigungen zu veranlassen.2
6. Kündigung
Die Betroffenen sind in allen Fällen vorgängig anzuhören.3
Ein Anspruch auf Weiterführung des Anstellungsverhältnisses zulasten staatlicher Mittel besteht nicht.
[1] OS 66, 483; Begründung siehe ABl 2011, 1819.
[2] Inkrafttreten: 1. Oktober 2011.
[3] LS 414. 10.
[4] LS 414. 112.
[5] LS 414. 12.
[6] LS 414. 410. 2.