Verordnung über die Archive der Notariate (Notariatsarchiv-Verordnung)

§ 1.

Die Notariatsarchive (Archive der Notariate, Grundbuchund Konkursämter sowie des Schiffsregisteramtes) sind selbständige Teile des zürcherischen Archivwesens.

Das Staatsarchiv übernimmt die gemäss § 9 abzuliefernden Bestände.

§ 2.

Der Notar ist für die ordnungsgemässe Führung des Archivs verantwortlich.

§ 3.

Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt dem Obergericht.

Das Staatsarchiv überwacht und unterstützt die Einrichtung und Führung der Archive. Zu diesem Zweck hat das Staatsarchiv die Notariate regelmässig zu besuchen und der Verwaltungskommission des Obergerichts darüber Bericht zu erstatten.

Zur Einrichtung neuer Archive hat sich das Staatsarchiv vernehmen zu lassen.

§ 4.

Über sämtliche Bücher, Pläne und Akten des Notariats ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses Archivbuch bildet das in Art. 110 Abs. 2 der eidgenössischen Grundbuchverordnung^[7] vorgeschriebene Registerverzeichnis (§ 9 kant. GBV)^[4]. Es wird in Buchform oder auf losen Blättern nach den Weisungen der Verwaltungskommission des Obergerichts geführt.

Die Archivalien sind mit den dem Archivbuch entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.

Die Ablieferung von Archivalien an das Staatsarchiv oder deren Vernichtung ist unter Angabe des Datums im Archivbuch zu vermerken.

§ 5.

Die Notariatsbibliothek enthält die dem Fachbereich der Notariate zugeordneten Bücher, Zeitschriften und Mitteilungen, die Gesetzessammlungen, die Zeitungen, die Rechenschaftsberichte und die Kreisschreibensammlung.

Sie wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.

§ 6.

Sämtliche Bücher, Pläne und Akten dürfen nur an Gerichte und Strafuntersuchungsbehörden ausgehändigt werden, und zwar auch nur soweit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Er satz durch beglaubigte Abschriften, durch fotomechanische Wiedergabe oder durch die persönliche Einvernahme des Notars nicht erlauben.

Andern Amtsstellen und Privatpersonen sind sie nach Prüfung der Einsichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen.

Im übrigen sind die Vorschriften der Notariatsverordnung anwendbar.

§ 7.

Die Verwaltungskommission des Obergerichts kann Vorschriften über die Mikroverfilmung von Akten und Archivalien erlassen.

§ 8.

Alle Bücher, Pläne und Akten sind dauernd aufzubewahren, so fern durch die nachfolgenden Bestimmungen und weitere eidgenössische oder kantonale Vorschriften nichts anderes bestimmt wird.

§ 9.

An das Staatsarchiv sind abzuliefern:

a)Urkunden, Bücher und Akten aus der Zeit vor 1798,

b)Urkunden (entkräftete Grundpfandtitel, Kaufbriefe und dergleichen) aus der Zeit nach 1798 nach den Weisungen des Staatsarchivs,

c)nicht mehr verwendete Siegelstempel,

d)Protokolle zu Verwaltungsgeschäften (§ 54 NotV) und die Konkursprotokolle (Art. 10 KOV)^[8] 40 Jahre nach Beendigung der Verfahren,

e)Geschäftsprotokolle B (Protokollbücher und Belege) und die Protokollbücher der Geschäftsprotokolle A gemäss §§ 1 ff. der Geschäftsordnung , soweit sie auf dem Notariat nicht mehr benötigt werden,

f)Grundprotokolle, Grundregister, Belege und altrechtliche Hilfsregister, soweit sie nach der Inkraftsetzung des eidgenössischen Grundbuchs auf dem Notariat nicht mehr benötigt werden, mit Bewilligung des Notariatsinspektorates,

g)Vermessungspläne und Grundkataster, soweit sie auf dem Notariat nicht mehr benötigt werden, mit Bewilligung des Notariatsinspektorates. Die Archivalien gemäss Abs. 1 lit. b, d, e und f unterliegen einer Sperrfrist von 70 Jahren im Sinne von § 7 der Verordnung über das Staatsarchiv^[5].

§ 10.

Folgende Archivalien können nach 30 Jahren vernichtet werden:

a)Depositenverzeichnis (§ 58 Ziff. 5 NotV) und Wertschriftenverzeichnis in Konkursen sowie die Akten,

b)Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch (§ 58 Ziff. 6 NotV) ,

c)Wechselkontrolle (§ 58 Ziff. 7 NotV) ,

d)Verzeichnis der noch nicht angemeldeten beurkundeten Grundbuchgeschäfte (§ 58 Ziff. 9 NotV) ,

e)Aktenausgangskontrollbuch (§ 58 Ziff. 10 NotV) ,

f)Akten der Testamentskontrolle (§§ 123, 125, 130 NotV) ,

g)Nebenakten (§ 53 NotV , § 19 kant. GBV^[4] ) ohne Pläne und wichtige Aktenstücke,

h)Journalhauptbücher und Kontokorrente.

§ 11.

Folgende Archivalien können nach 10 Jahren vernichtet werden:

a)Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen (Art. 14 Abs. 1 KOV) , seit Beendigung der Verfahren,

b)Akten zu Verwaltungsgeschäften (§ 55 NotV) , seit Beendigung der Verfahren,

c)Sammlung der Wechselprotestkopien und Akten (§ 58 Ziff. 8 NotV) ,

d)Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis (§ 10 Ziff. 11 kant. GBV) ,

e)Doppel der Anzeigen an das Steueramt gemäss § 86 der Vollziehungsverordnung zum Steuergesetz ,

f)Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung,

g)Rechnungsdoppel,

h)Empfangsscheine zur Pfandtitel- und Titelkontrolle,

i)Auszugskontrolle.

§ 12.

Lose Grundkataster und Gebäudeversicherungskataster (§ 10 Ziff. 3 und 4 kant. GBV)^[4] können vernichtet werden, wenn sie unter Beibehaltung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. Gebundene Brandkataster können nach der Inkraftsetzung des eidgenössischen Grundbuchs vernichtet werden.

§ 13.

Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk.

§ 14.

Die Vernichtung gelöschter Grundpfandtitel richtet sich unter Vorbehalt von § 9 Abs. 1 lit. b dieser Verordnung nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung.

§ 15.

Bei der Aktenvernichtung ist darauf zu achten, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.

§ 16.

Das Verzeichnis der entkräfteten Pfandtitel (§ 48 GO)^[9] und das Kopierbuch (§ 71 GO)^[9] können vernichtet werden.

§ 17.

Die Archivbücher und Archivalien sind nach dem ersten Besuch durch das Staatsarchiv im Sinne von § 3 Abs. 2 dieser Verordnung innert zweier Jahre zu bereinigen.

§ 18.

Die Verordnung über die Archive der Notariate, Grundbuchund Konkursämter und des Schiffsregisteramtes vom 21. Juni 1930 wird aufgehoben.

§ 19.

Diese Verordnung bedarf der Genehmigung durch den Bundesrat. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens. Sie ist im Amtsblatt und in der Gesetzessammlung zu veröffentlichen.

Durch Beschluss der Verwaltungskommission des Obergerichts vom 27. Februar 1990 wurde die vorstehende Verordnung rückwirkend auf den 1. Januar 1990 in Kraft gesetzt.