Verordnung über die Archive der Notariate
Das Obergericht,
gestützt auf § 32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 1985[4] und § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 24. September 1995[5]
I. Geltungsbereich
Organisation
Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregisteramtes.
II. Allgemeine Bestimmungen
Zweck
Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.
Aktenarten
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen im Sinne von § 3 des Archivgesetzes[5], die durch die in § 1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.
Archivverzeichnis
Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzubewahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses wird elektronisch geführt.
Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.
Notariatsbibliothek
Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.
Herausgabe und Einsichtnahme
Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafuntersuchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglaubigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Einvernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben.
Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Einsichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen.
III. Elektronische Dokumentenverwaltung
Elektronische Dokumentenverwaltung
In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenprotokolle erfasst.
Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung eingelesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewahren.
Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforderungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.
Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen.
Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorgesehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten.
Erstellung authentischer Kopien
Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Erstellung von authentischen Kopien der Originalakten.
IV. Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten
Aufbewahrungsdauer
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmungen im Anhang dieser Verordnung.
Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk.
Anbietung der elektronischen Akten
Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv periodisch durch das Notariatsinspektorat angeboten.
Anbietung der übrigen Akten
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach 100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.
Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer angeboten werden.
Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Verzeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.
Vernichtung
Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind.
Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.
V. Schluss- und Übergangsbestimmungen
Archivverzeichnis
Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archivbuch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen.
Aufhebung bisherigen Rechts
Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. Dezember 1988 wird aufgehoben.
Inkrafttreten
Aufbewahrungsfrist
zeitlich unbeschränkt
30 Jahre
10 Jahre
zeitlich unbeschränkt
10 Jahre
10 Jahre
30 Jahre
80 Jahre nach Einführung des jeweiligen Grundbuchs
10 Jahre
30 Jahre
zeitlich unbeschränkt
zeitlich unbeschränkt
zeitlich unbeschränkt
Aufbewahrungsfrist
10 Jahre
30 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz ). LS 177.111
zeitlich unbeschränkt
30 Jahre
30 Jahre
Diese Verordnung bedarf der Genehmigung[3] des Bundes. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens.
Anhänge weisen oft Konvertierungsfehler auf. Bitte konsultieren Sie die Quelle.
Anhänge
Anhang
| Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Grundbuchbereich und Notariatsbereich A | |
| Grundbuch | |
| Grundbuchprotokolle, Grundregister, GrundbücherGrundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen | zeitlich unbeschränkt |
| Hauptbelege AGrundbuchbelege, Planakten | zeitlich unbeschränkt |
| Tagebücher | zeitlich unbeschränkt |
| VermessungspläneGrundbuchpläne, Mutationen | zeitlich unbeschränkt |
| Hilfsregister | |
| Eidgenössische Hilfsregister | |
| Eigentümerverzeichnis | zeitlich unbeschränkt |
| Gäubigerregister | zeitlich unbeschränkt |
| Kantonale Hilfsregister | |
| Servitutenprotokoll | zeitlich unbeschränkt |
| GrundkatasterLose Grundkataster können vernich - tet werden, wenn sie unter Beibehal - tung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. | zeitlich unbeschränkt |
| Verzeichnis der Korporations-teilsrechte | zeitlich unbeschränkt |
| Strassenverzeichnis | zeitlich unbeschränkt |
| Verzeichnis der öffentlichen Gewässer | zeitlich unbeschränkt |
| Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|---|
| 1.2.2.6 | Flurwegverzeichnis | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.2.2.7 | Schuldbriefregister | Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis | 30 Jahre |
| 1.1.2.8 | Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis | 10 Jahre | |
| 1.2.3 | Aufgehobene Hilfsregister | Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A | zeitlich unbeschränkt |
| 1.3 | Diverses | ||
| 1.3.1 | Auszugskontrolle | 10 Jahre | |
| 1.3.2 | Empfangsscheine zum Schuld - briefregister | 10 Jahre | |
| 1.3.3 | Gelöschte Grundpfandtitel | Die Vernichtung gelöschter Grund - pfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung. | |
| 1.3.4 | Nebenbelege A | Pläne und wichtige Aktenstücke sind dauernd aufzubewahren. | 30 Jahre |
| 1.3.5 | Akten zur Grundbucheinführung, Verzeichnis der Streitfälle, Akten von Güterzusammenlegungen, Akten von Waldzusammenlegungen | 80 Jahre nach Ein führung des jeweili gen Grundbuchs | |
| 1.3.6 | Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen | 10 Jahre | |
| 1.3.7 | Verzeichnis der noch nicht ange - meldeten beurkundeten Grundbuch - geschäfte | Beurkundungsverzeichnis | 30 Jahre |
| 1.4 | Schiffsregister | ||
| 1.4.1 | Hauptbuch | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.4.2 | Tagebuch | zeitlich unbeschränkt | |
| 1.4.3 | Hilfsregister | Eigentümerverzeichnis, Gläubiger - register, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch | zeitlich unbeschränkt |
| Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Notariatsbereich B | |
| Hauptbelege BProtokollbücher und Belege (Urkundenbuch B) | 80 Jahre |
| Nebenbelege B | 30 Jahre |
| Testamentskontrolle | 80 Jahre |
| Testatorenkartei | 80 Jahre |
| Akten Testamentskontrolle | 30 Jahre |
| Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte | 80 Jahre |
| Protokolle zu Verwaltungs - geschäften (Erbschaftssachen und dergleichen) | 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren |
| Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften | 10 Jahre seit Beendigung der Verfahren |
| Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten | 30 Jahre |
| Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazu - gehörende Akten | 30 Jahre |
| Wechselkontrolle | 30 Jahre |
| Sammlung der Wechselprotest - kopien und dazugehörende Akten | 10 Jahre |
| Konkursbereich | |
| Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse | 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren |
| Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen | 10 Jahre seit Beendigung der Verfahren |
| Wertschriftenverzeichnis in Konkursen | 30 Jahre |
| Nr. | Titel | Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|---|
| 3.4 | Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen | 10 Jahre | |
| 4 | Diverses | ||
| 4.1 | Rechnungsführung | ||
| 4.1.1 | Journalhauptbücher und Kontokorrente | 30 Jahre | |
| 4.1.2 | Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung | 10 Jahre | |
| 4.1.3 | Rechnungsdoppel | 10 Jahre | |
| 4.2 | Personalakten | Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz ( LS 177.111 | |
| 4.3 | Archivverzeichnis | Archivbuch | zeitlich unbeschränkt |
| 4.4 | Akten zum Archivverzeichnis | 30 Jahre | |
| 4.5 | Aktenausgangskontrolle | 30 Jahre |
[1] OS 67, 123; Begründung siehe ABl 2012, 273.
[2] Inkrafttreten: 1. Mai 2012.
[3] Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012.
[5] LS 432. 11; heute: LS 170. 6.