Verordnung des Obergerichts über die Rechnungs- und Kassenführung im Notariatswesen (Rechnungswesenverordnung)
(vom 25. Juni 2003)[1]
Das Obergericht des Kantons Zürich,
gestützt auf § 37 lit. d des Gesetzes über das Notariatswesen vom 9. Juni 1985[2]
I. Allgemeine Bestimmungen
Anwendbare Vorschriften
Für das Rechnungs- und Kassenwesen im Notariatswesen sind das Finanzhaushaltsgesetz[3] und die dieses Gesetz ergänzenden Verordnungen[4] sowie die von der Finanzdirektion erlassenen Weisungen sinngemäss anwendbar.
Die Meldungen an die Finanzkontrolle sind an den Notariatsrevisor zu richten. Die Funktionen der Finanzverwaltung werden vom Notariatsinspektorart ausgeübt.
Rechnungsstellen
Die Notariate und das Notariatsinspektorat sind selbstständige Rechnungsstellen.
Rechnungsführung
Die Rechnungen der einzelnen Notariate und des Notariatsinspektorates werden durch eine einheitliche Rechnungswesensoftware geführt.
Die Rechnungsergebnisse der Notariate und des Notariatsinspektorates werden durch das Notariatsinspektorat zuhanden des Kantonsrates in einer Gesamtrechnung zusammengestellt.
Rechnungsführer
Die Notariate melden dem Notariatsrevisor die mit der Rechnungsführung beauftragten Mitarbeiter und deren Stellvertreter.
II. Kontenrahmen
Kontenrahmen
Das Notariatsinspektorat erstellt für das Notariatswesen einen detaillierten Kontenplan im Rahmen der Vorgaben der Finanzdirektion.
III. Zahlungsverkehr
Bank- und Postkonten
Die Verfügung über Bank- und Postkonten des Amtes und Dritter in Verwaltung des Notariates steht dem Notar und der Notarin sowie den Notar-Stellvertretern und Notar-Stellvertreterinnen, je mit Einzelunterschrift, zu.
Barschaft
Der Kassenbestand ist mindestens einmal pro Woche sowie Ende eines Monats zu protokollieren.
Depositenanstalt
Die Zürcher Kantonalbank und ihre Filialen sind die Depositenanstalten der Notariate. Die Verwaltungskommission des Obergerichts kann andere Banken oder Bankniederlassungen als Depositenanstalt bezeichnen.
IV. Guthaben Dritter
Im Allgemeinen
Die in Konkurs- und Erbschaftssachen verwalteten Post- und Bankkonten sind in die Buchhaltung der Notariate aufzunehmen und fortzuführen.
Besondere Fälle
Wird ein Geschäftsbetrieb fortgesetzt, werden Grundstücke durch Dritte verwaltet oder liegen sonst besondere Verhältnisse vor und besteht Gewähr, dass die Buchführung von einem Dritten ordnungsgemäss geführt wird, kann die Rechnungsführung mit Bewilligung des Notariatsrevisors ausserhalb der Rechnungsführung des Notariates erfolgen. Das Notariatsinspektorat kann Auflagen verfügen.
Die Notariatsrevision ist ermächtigt, die durch Dritte ausgeführte Rechnungsführung zu überprüfen.
Bestehende Bankverbindungen
In Erbschaftssachen sind im Zeitpunkt der Übernahme der Verwaltung der Vermögenswerte bestehende Bankverbindungen weiterzuführen, sofern nicht Gründe der Zweckmässigkeit oder eine Risikoabwägung zu einem anderen Ergebnis führen.
In Konkursverfahren sind bestehende Bankverbindungen mit Guthaben nur so lange weiterzuführen, als mit Gutschriften auf die entsprechenden Konten zu rechnen ist. Die Kontosalden sind klein zu halten. Die Mittel sind bei der Depositenanstalt zu hinterlegen.
Handänderungssteuern
Die Notariate geben den Gemeinden monatlich Rechenschaft über die veranlagten und die vereinnahmten Handänderungssteuern.
V. Revision
Prüfung durch den Notariatsrevisor
Die Rechnungsführung der Notariate, die Rechnungstellung der Gebühren und Auslagen und das Inkasso werden regelmässig durch den Notariatsrevisor geprüft.
Er erstattet über seine Feststellungen Bericht an die Verwaltungskommission des Obergerichts.
Prüfung durch die Finanzkontrolle
Die Rechnungsführung des Notariatsinspektorates wird durch die Finanzkontrolle geprüft.
VI. Schlussbestimmungen
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2003 in Kraft. Sie ist in der Gesetzessammlung zu veröffentlichen.
Auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens werden das Reglement über das Rechnungs- und Kassenwesen der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter vom 8. Dezember 1952 und das Regulativ für das Inspektorat für die Notariate und Konkursämter vom 12. März 1907 aufgehoben.