Verordnung über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register
(vom 4. Juli 1973)[1]
Der Kirchenrat beschliesst:
A. Grundsätzliches
Geltungsbereich
Zu den Gemeindearchiven im Sinne der staatlichen Verordnung über die Gemeindearchive vom 21. April 1960 gehört neben dem Archiv der Kirchgemeinde das Pfarrarchiv. Seinen Inhalt bezeichnet Art. 123 der Kirchenordnung.
Im Rahmen der erwähnten Rechtsgrundlagen regelt diese Verordnung gestützt auf Art. 124 der Kirchenordnung Einzelheiten über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register.
B. Archivführung
Archivordnung
Einteilung und Aufbewahrung des Pfarrarchivs sowie Gestaltung und Führung des Archivverzeichnisses richten sich nach der Verordnung über die Gemeindearchive und den zusätzlichen Anleitungen des Staatsarchivs.
Werden die Archive der Kirchgemeinde und des Pfarramtes im gleichen Raum untergebracht, so sind sie ihren Verzeichnissen gemäss getrennt zu halten.
Pfarrarchiv und Amtsakten
In Kirchgemeinden mit mehreren Pfarrstellen bezeichnet der Pfarrkonvent gemäss Kirchenordnung den für das Pfarrarchiv verantwortlichen Archivführer.
Alle weiteren Pfarrer haben für ihre Pfarrstelle die Amtsakten in dem von Art. 123 Abs. 3 der Kirchenordnung vorgeschriebenen Umfang gemäss den geltenden Archivgrundsätzen aufzubewahren. Über den Umfang der Amtsakten orientiert ein von der Kirchenratskanzlei nach Bedarf herausgegebenes Verzeichnis.
Aufsicht
Die Bezirkskirchenpflege visitiert während ihrer Amtsdauer mindestens einmal das Pfarrarchiv und die Amtsakten jedes Pfarrers. Im Visitationsbericht über die Pfarrer ist ein Hinweis darüber aufzunehmen.
Beim Freiwerden einer Pfarrstelle ist durch einen Vertreter der Bezirkskirchenpflege im Beisein des Pfarrers und eines Mitgliedes der Kirchenpflege das Pfarrarchiv abzunehmen. Das Abnahmeprotokoll ist von allen drei Beteiligten zu unterzeichnen und dem Kirchenrat vom ordnungsgemässen Zustand Kenntnis zu geben. Diese Regelung gilt entsprechend für die Amtsakten. Für das Abnahmeprotokoll stellt die Kirchenratskanzlei Formulare zur Verfügung. Bei Neubesetzung der Pfarrstelle erklärt der neue Amtsinhaber der Bezirkskirchenpflege gegenüber mit seiner Unterschrift, das Archiv bzw. die Amtsakten protokollgemäss übernommen zu haben.
Zeigen sich bei einer Kontrolle von Archiv oder Amtsakten Mängel, so sind diese innerhalb einer von der Bezirkskirchenpflege festzusetzenden Frist nach den allgemein gültigen Grundsätzen zu beheben. Treten Unklarheiten auf, so sind vom Staatsarchiv die erforderlichen Weisungen einzuholen.
Vakanzen
Bis zur Wiederbesetzung einer Pfarrstelle trägt die Kirchenpflege die Verantwortung für Bestand und Weiterführung des Pfarrarchivs bzw. der Amtsakten.
In Kirchgemeinden mit zwei Pfarrstellen führt nach erfolgter Abnahme der verbleibende Pfarrer das Pfarrarchiv weiter, bei mehr als zwei Pfarrstellen hat der Pfarrkonvent unverzüglich einen neuen Verantwortlichen zu bezeichnen.
Aufhebung einer Pfarrstelle
Wird eine Pfarrstelle aufgehoben, so sind die Amtsakten nach den gültigen Aufbewahrungsgrundsätzen ins Pfarrarchiv zu legen und veraltete oder sonst wertlose Duplikate zu vernichten. Brauchbare Duplikate von Büchern oder amtlichen Erlassen, an denen weder die Kirchenpflege noch die verbleibenden Pfarrer Interesse zeigen, sind der Kirchenratskanzlei zurückzuschicken.
Neue Pfarrarchive
Bei Aufteilung einer Kirchgemeinde verbleibt das bestehende Pfarrarchiv der Stammgemeinde, während die der neuen Kirchgemeinde zugeteilten Pfarrer ihre Amtsakten behalten. Die Pfarrer der neuen Kirchgemeinde haben das Recht, jederzeit ins alte Pfarrarchiv Einblick zu nehmen. In Zweifelsfällen sind im Teilungsbeschluss nähere Bestimmungen vorzusehen. Das neue Pfarrarchiv wird mit dem Datum eröffnet, an dem der Teilungsbeschluss in Kraft tritt.
C. Kirchliche Register
Kirchliche Register
In jeder Kirchgemeinde ist das Pfarramt für die Führung folgender offizieller Register verantwortlich: Taufregister, Konfirman- denregister, Konvertitenregister, Trauregister und Abdankungsregister.
In kleinen Kirchgemeinden können Konfirmanden- und Konvertitenregister kombiniert werden.
Registerführung
In Kirchgemeinden mit mehr als einem Pfarrer obliegt die Verantwortung für die kirchlichen Register demjenigen Pfarrer, der das Pfarrarchiv betreut.
Jeder Pfarrer, der in einer Kirchgemeinde eine kirchliche Handlung vollzieht, hat dem am Eintragungsort für die Registerführung Verantwortlichen die nötigen Meldungen zu erstatten.
Ort der Eintragung
Taufen, Trauungen und Konfirmationen werden in der Kirchgemeinde des Vollzuges, Konversionen am Wohnsitz des Übertretenden und Abdankungen am letzten Wohnsitz des Verstorbenen ins kirchliche Register eingetragen.
Ausgenommen von dieser Regelung sind Taufen in kantonalen Krankenhäusern mit eigenem Taufregister sowie die von den Pfarrern der französischen Kirchgemeinschaften Winterthur und Zürich vollzogenen und in deren eigene Register eingetragenen Handlungen. Ferner sollen kirchliche Handlungen, die ausserhalb des Kantons vollzogen, nach dortigem Recht aber nicht ins Register eingetragen werden, im kirchlichen Register der Wohnsitzgemeinde eines an der Handlung beteiligten Gemeindegliedes festgehalten werden.
Eintragungspflichtige Handlungen
In die Register der evangelischreformierten Kirchgemeinden und der französischen Kirchgemeinschaften Winterthur und Zürich werden nur Handlungen eingetragen, die von einem nach Massgabe der Kirchenordnung zum Vollzug kirchlicher Handlungen berechtigten Pfarrer oder Stellvertreter vorgenommen werden.
Vom Pfarrer oder Prediger einer evangelischen Freikirche oder Gemeinschaft vollzogene kirchliche Handlungen werden eingetragen, sofern ein gleichzeitig der Landeskirche angehörendes Gemeindeglied, oder bei Abdankungen dessen Erben, einen entsprechenden Wunsch äussern.
Für «ökumenische Trauungen» gelten die vom Kirchenrat herausgegebenen Weisungen.
Änderungen und Nachträge
Vorgenommene Eintragungen dürfen nicht gelöscht werden. Es darf in keinem Register radiert werden. Sind Fehler unterlaufen oder erfolgen spätere Änderungen, z. B. in der Person von Paten oder zufolge gesetzlich bewilligter Namensänderung usw., so ist dies in der Regel und in jedem Fall auf Wunsch der Betroffenen durch Nachtrag in Form einer Fussnote zu vermerken. Auf jedem Registerblatt ist unten für derartige Nachträge Raum freizulassen.
Rechtswirkung
In kirchlichen Registern eingetragene Handlungen gelten als richtig und kirchlich rechtsgültig erfolgt, sofern nicht das Gegenteil nachgewiesen werden kann.
Auszüge
Auszüge sind auf Wunsch der beteiligten Personen vom Pfarrer jederzeit und gebührenfrei auszustellen.
An staatliche Amtsstellen und Gerichte im Kanton Zürich sowie an Pfarrämter und Behörden aller dem Schweizerischen Evangelischen Kirchenbund angeschlossenen Kirchen sind Auszüge auf Wunsch und gegen Begründung kostenlos abzugeben.
In Auszügen ist im Falle von Nachträgen (Namensänderungen usw.) nur der letztgültige Text des Registereintrages aufzunehmen, sofern Betroffene selbst oder deren Erben nicht ausdrücklich den vollständigen Text verlangen.
Formulare, Archivierung
Für sämtliche Register sind die durch die Kirchenratskanzlei zu beziehenden einheitlichen Formulare zu verwenden. Abgeschlossene Registerbände bleiben Bestandteil des Pfarrarchivs.
Aufsicht
Der Visitator der Bezirkskirchenpflege prüft in jeder Amtsdauer mindestens einmal die kirchlichen Register und nimmt darauf in seinem Visitationsbericht Bezug.
Stellt er Mängel fest, so hat der verantwortliche Pfarrer diese innerhalb einer von der Bezirkskirchenpflege festzusetzenden Frist zu beheben. Im Falle von Unklarheiten sind erforderliche Weisungen von der Kirchenratskanzlei einzuholen.
D. Schlussbestimmung
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 1973 in Kraft.
Sie ersetzt alle ihr widersprechenden früheren Bestimmungen und Weisungen.