Verordnung über die Aufsicht und die Visitation in den Kirchgemeinden
(vom 26. Januar 2011)[1]
Der Kirchenrat,
gestützt auf Art. 164, 186 und 220 Abs. 2 lit. l und m der Kirchenordnung der Evangelischreformierten Landeskirche des Kantons Zürich vom 17. März 2009 (KO)[5]
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Geltungsbereich
a. Grundsatz
Diese Verordnung regelt:
a.die Aufsicht in den Kirchgemeinden durch die Kirchenpflege und in den Kirchgemeindeverbänden durch den Vorstand,
b.die Aufsicht und die Visitation in den Kirchgemeinden und Kirchgemeindeverbänden durch die Bezirkskirchenpflegen und den Kirchenrat.
b. Kirchgemeinschaften und Kirchgemeindeverbände
Als Kirchgemeinden im Sinn dieser Verordnung gelten:
a.Kirchgemeinschaften im Sinn von Art. 177 Abs. 1 KO,
b.Kirchgemeindeverbände, die über einen einheitlichen Steuerfuss und einen zentralen Steuerbezug verfügen.
Auftrag
Kirchenpflegen, Bezirkskirchenpflegen und Kirchenrat wachen im Rahmen ihrer Zuständigkeit darüber, dass Behörden und Organe sowie Pfarrerinnen, Pfarrer und Angestellte in ihrem behördlichen, amtlichen und dienstlichen Handeln ihre Pflichten gewissenhaft und rechtmässig erfüllen.
Verfahren
a. Grundsatz
Aufsicht und Visitation erfolgen in erster Linie durch das offene und in Konfliktsituationen durch das vermittelnde Gespräch mit den Beteiligten.
Soweit erforderlich nehmen Kirchenpflege, Bezirkskirchenpflege und Kirchenrat untereinander sowie mit der Dekanin oder dem Dekan und der Präsidentin oder dem Präsidenten des Diakonatkapitels Rücksprache. Kirchenpflege und Bezirkskirchenpflege lassen sich bei Bedarf in ihrem Vorgehen durch den Kirchenrat oder die von diesem bezeichneten Stellen beraten.
Bleiben Beratung, Begleitung und Vermittlung erfolglos, so treffen Kirchenpflege, Bezirkskirchenpflege und Kirchenrat im Rahmen ihrer Zuständigkeit die geeigneten aufsichtsrechtlichen Anordnungen gemäss §§ 8 und 9.
b. Vorgehen
Der Auftrag gemäss § 3 umfasst insbesondere:
a.die Pflege der Beziehungen zu den beaufsichtigten und visitierten Personen, Behörden und Organen,
b.den Besuch von Angeboten in den Kirchgemeinden,
c.das Anbieten und Vermitteln von Beratung und Unterstützung,
d.für Kirchenpflege und Bezirkskirchenpflege die Berichterstattung an die übergeordnete Behörde,
e.die Anordnung aufsichtsrechtlicher Massnahmen.
c. Verfahrensordnung
Für das Handeln der Kirchenpflegen, der Bezirkskirchenpflegen und des Kirchenrates sind §§ 4 a–17 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes[3] massgebend.
Kirchenpflegen, Bezirkskirchenpflegen und Kirchenrat dokumentieren ihr Handeln, insbesondere durch das geordnete Führen der Akten sowie durch das Erstellen von Berichten, Protokollen oder Aktennotizen.
d. Formulare und Vorlagen
Der Kirchenrat stellt den Kirchenpflegen und Bezirkskirchenpflegen Formulare, Vorlagen und Anleitungen für die Ausübung der Aufsichts- und Visitationstätigkeit sowie für die Berichterstattung zur Verfügung.
Aufsichtsrechtliche Anordnungen
a. Grundsatz
Kirchenpflegen, Bezirkskirchenpflegen und Kirchenrat schreiten unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismässigkeit unverzüglich mit den zur Abhilfe geeigneten Mitteln ein, sobald sie im Rahmen ihrer Aufsichts- und Visitationstätigkeit Missstände, Missbräuche, Pflicht- oder Gesetzesverletzungen feststellen.
Sie eröffnen ein aufsichtsrechtliches Verfahren, wenn
a.Hinweise auf rechtswidriges Handeln oder Unterlassen der beaufsichtigten und visitierten Personen, Behörden und Organe bestehen,
b.die ordnungsgemässe Aufgabenerfüllung auf andere Weise ernsthaft gestört oder gefährdet ist.
Aufsichtsrechtliche Anordnungen sind zusätzlich zu den unmittelbar betroffenen Personen, Behörden und Organen zuzustellen:
a.von der Kirchenpflege an die Bezirkskirchenpflege,
b.von der Bezirkskirchenpflege an den Kirchenrat.
b. Massnahmen
Weigern sich beaufsichtigte oder visitierte Personen, Behörden und Organe, den Anordnungen von Kirchenpflege, Bezirkskirchenpflege oder Kirchenrat Folge zu leisten, oder sind sie dazu nicht in der Lage, so können Kirchenpflege, Bezirkskirchenpflege und Kirchenrat anstelle der säumigen Personen, Behörden und Organe die notwendigen Anordnungen treffen.
Kirchenpflegen, Bezirkskirchenpflegen und Kirchenrat können insbesondere:
a.vorsorgliche Massnahmen anordnen,
b.Anweisungen erteilen,
c.widerrechtliche Anordnungen aufheben,
d.Ersatzanordnungen und Ersatzvornahmen treffen,
e.gegen fehlbare Personen Ordnungsstrafen aussprechen,
f.Strafanzeige erstatten.
Der Kirchenrat kann ausserdem:
a.widerrechtliche Erlasse aufheben,
b.Beschlüsse der Stimmberechtigten aufheben,
c.eine Einstellung im Amt gemäss Art. 224 KO anordnen,
d.die Massnahmen gemäss § 25 Abs. 3 und 4 anordnen,
e.einer Kirchgemeinde das Recht zur Selbstverwaltung entziehen und ein leitendes Organ einsetzen, sofern die ordnungsgemässe Aufgabenerfüllung nicht anders gewährleistet werden kann.
Vorbehalten bleiben in allen Fällen personalrechtliche Anordnungen der Anstellungsinstanz gemäss Kirchenordnung und Personalverordnung.
c. Kosten
Treffen Kirchenpflegen, Bezirkskirchenpflegen und Kirchenrat aufsichtsrechtliche Anordnungen, so tragen in der Regel die beaufsichtigten oder visitierten Behörden und Organe die Kosten des Verfahrens und der Massnahmen.
Die Kosten können ganz oder teilweise auf Behördenmitglieder, Pfarrerinnen, Pfarrer oder Angestellte überwälzt werden, wenn diese vorsätzlich oder grobfahrlässig gehandelt haben.
2. Abschnitt: Aufsicht durch die Kirchenpflege
Zuständigkeit
Die Kirchenpflege ist gemäss Art. 164 KO zuständig für die Aufsicht in der Kirchgemeinde.
Vorgehen
Die Kirchenpflege unterstützt Pfarrerinnen, Pfarrer, Angestellte und Freiwillige der Kirchgemeinde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben, insbesondere durch Anteilnahme an deren Tätigkeit und durch Förderung der Weiterbildung.
Die Mitglieder der Kirchenpflege verschaffen sich in ihrem Aufgabenbereich im Gespräch mit Pfarrerinnen, Pfarrern, Angestellten und Freiwilligen der Kirchgemeinde sowie durch Teilnahme am Gemeindeleben Einblick in deren Arbeit.
Mitglieder der Kirchenpflege orientieren ihre Behörde nach Bedarf über Besuche von Veranstaltungen und Gespräche in ihrem Aufgabenbereich. Sie führen auf besonderen Beschluss der Kirchenpflege Besuchskontrollen und Gesprächsprotokolle. Besondere Feststellungen bringen sie in einer nächsten Sitzung der Kirchenpflege ein.
Bei Vorliegen von Ordnungs- und Rechtswidrigkeiten trifft die Kirchenpflege, die von dieser bezeichnete Stelle oder das gemäss Kirchgemeindeordnung oder Beschluss der Kirchgemeindeversammlung zuständige Organ die erforderlichen Abklärungen und ergreift die notwendigen Massnahmen.
Information
Die Kirchenpflege und der Gemeindekonvent informieren das gemäss § 15 Abs. 1 zuständige Mitglied der Bezirkskirchenpflege rechtzeitig über kirchliche Veranstaltungen, insbesondere durch die Zustellung des Gottesdienstplans, von Stundenplänen der religionspädagogischen Module und von Veranstaltungsprogrammen.
Die Kirchenpflege stellt der Bezirkskirchenpflege insbesondere zu:
a.bis 30. Juni des auf das Berichtsjahr folgenden Jahres den von der Kirchgemeindeversammlung entgegengenommenen Jahresbericht,
b.bis 30. Juni des auf das Rechnungsjahr folgenden Jahres die Jahresrechnung, einschliesslich der Anträge der Rechnungsprüfungskommission und der diesbezüglichen Beschlüsse der Kirchgemeindeversammlung, sowie den Bericht zur finanztechnischen Prüfung des Finanzhaushalts und des Rechnungswesens der Kirchgemeinde,
c.binnen 30 Tagen nach der Genehmigung durch die Kirchgemeindeversammlung das Budget,
d.den Stellenplan,
e.das Gemeindekonzept über die religionspädagogischen Module,
f.auf Verlangen weitere im Blick auf die Ausübung der Aufsichts- und Visitationstätigkeit erforderliche Unterlagen.
Der Vorstand eines Kirchgemeindeverbands im Sinn von § 2 lit. b informiert die Bezirkskirchenpflege gemäss Abs. 2 lit. a–d und f.
3. Abschnitt: Aufsicht und Visitation durch die Bezirkskirchenpflege
Zuständigkeit
Die Bezirkskirchenpflege ist gemäss Art. 186 KO zuständig für die Aufsicht und die Visitation in den Kirchgemeinden.
Dienste und Einrichtungen, an denen ein Kirchgemeindeverband beteiligt ist und die über ein eigenes Aufsichtsorgan verfügen, unterstehen nicht der Aufsicht und Visitation durch die Bezirkskirchenpflege.
Organisation
a. Grundsatz
Die Bezirkskirchenpflege bezeichnet bei ihrer Konstituierung für jede Kirchgemeinde auf Amtsdauer ein zuständiges Mitglied. Ein Mitglied kann für die Kirchgemeinde an seinem Wohnsitz nicht zuständig sein.
Die Bezirkskirchenpflege kann ihren Mitgliedern bestimmte Aufgabenbereiche zuweisen und regelt deren Zuständigkeiten. Sie kann sich eine Geschäftsordnung geben.
b. Ausschüsse
Die Bezirkskirchenpflege kann bestimmte Aufgabenbereiche auf Amtsdauer einzelnen oder mehreren Mitgliedern zur selbstständigen Besorgung übertragen. Dieser Beschluss bedarf der Genehmigung des Kirchenrates.
Die Bezirkskirchenpflege nimmt Anordnungen der gemäss Abs. 1 als zuständig erklärten Mitglieder in der nächsten Sitzung zuhanden des Protokolls zur Kenntnis.
Gegen Anordnungen der gemäss Abs. 1 als zuständig erklärten Mitglieder kann binnen 30 Tagen seit der Mitteilung bei der Bezirkskirchenpflege eine Neubeurteilung verlangt werden. Die gemäss Abs. 1 als zuständig erklärten Mitglieder wirken bei der Neubeurteilung mit. Gegen den Entscheid der Bezirkskirchenpflege ist der Rekurs zulässig.
Stellen sich im Rahmen von Anordnungen der gemäss Abs. 1 als zuständig erklärten Mitglieder Fragen von grundsätzlicher Bedeutung, so überweisen diese die Angelegenheit der Bezirkskirchenpflege zum Entscheid.
c. Finanzen
Der Kirchenrat führt die Rechnung der Bezirkskirchenpflegen. Erträge, Schenkungen, Vermächtnisse und andere Zuwendungen an die Bezirkskirchenpflegen fallen in die Zentralkasse der Landeskirche.
Die Bezirkskirchenpflegen reichen dem Kirchenrat jeweils bis Ende Juni ein Budget für das Folgejahr ein.
Vorgehen
Das gemäss § 15 zuständige Mitglied der Bezirkskirchenpflege nimmt in den ihm zugewiesenen Kirchgemeinden oder in seinem Aufgabenbereich den Auftrag gemäss § 3 wahr. Die Berichterstattung an die Bezirkskirchenpflege richtet sich nach § 22 Abs. 1 und 2.
Das zuständige Mitglied der Bezirkskirchenpflege verschafft sich in der ihm zugewiesenen Kirchgemeinde oder in seinem Aufgabenbereich im Rahmen von Besuchen und im Gespräch mit Mitgliedern der Kirchenpflege sowie mit Pfarrerinnen, Pfarrern und Angestellten ein Bild über deren Arbeit.
Die Mitglieder der Bezirkskirchenpflege führen eine Besuchskontrolle. Diese wird jeweils Ende Amtsdauer von der Bezirkskirchenpflege archiviert.
Umfang
Die Aufsicht und Visitation durch das zuständige Mitglied der Bezirkskirchenpflege umfassen mindestens:
a.im ersten Jahr der Zuteilung einer Kirchgemeinde Teilnahme je an einer Sitzung der Kirchenpflege und des Gemeindekonvents,
b.pro Amtsdauer je ein Gespräch mit der Präsidentin oder dem Präsidenten der Kirchenpflege und der Leiterin oder dem Leiter des Gemeindekonvents,
c.pro Amtsdauer je ein Gespräch mit den für die religionspädagogischen Module und für die Diakonie zuständigen Mitgliedern der Kirchenpflege,
d.pro Amtsdauer einmal in Begleitung eines weiteren Mitglieds der Bezirkskirchenpflege eine Visitation der behördlichen Tätigkeit von Kirchenpflege und Rechnungsprüfungskommission, des Verwaltungsbereichs, des Gemeindehaushalts und des Rechnungswesens der Kirchgemeinde sowie des Kirchgemeindearchivs, des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register,
e.bei Archivübergaben Visitation des Archivs der Kirchgemeinde beziehungsweise des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register,
f.pro Amtsdauer Besuch der Pfarrerinnen und Pfarrer mit nachfolgendem Gespräch zweimal im Gottesdienst und einmal in einer anderen Veranstaltung, insbesondere einem religionspädagogischen Modul,
g.weitere Besuche und Gespräche, insbesondere mit Angestellten der Kirchgemeinde, nach Bedarf und in Absprache mit der Bezirkskirchenpflege oder im Auftrag des Kirchenrates.
In Kirchgemeindeverbänden im Sinn von § 2 lit. b richten sich die Aufsicht und Visitation durch das zuständige Mitglied der Bezirkskirchenpflege nach Abs. 1 lit. a, b, d, e und g.
Finanzhaushalt und Rechnungswesen
Die Aufsicht der Bezirkskirchenpflege über den Finanzhaushalt und das Rechnungswesen der Kirchgemeinden richtet sich nach der Finanzverordnung[6]. Sie umfasst insbesondere:
a.die Kontrolle des Vorliegens des Abschieds der Rechnungsprüfungskommission sowie der Dokumentation der Budget- und Rechnungsabnahme durch die Kirchenpflege und die Kirchgemeindeversammlung,
b.die Kontrolle der Umsetzung der erforderlichen Massnahmen durch die Kirchenpflege aufgrund des Berichts zur finanztechnischen Prüfung des Finanzhaushalts und des Rechnungswesens der Kirchgemeinde,
c.die Prüfung der Entwicklung des Eigenkapitals im Verhältnis zum Ertrags- oder Aufwandüberschuss der Kirchgemeinde,
d.die Verwendung von Mitteln aus Spezialfinanzierungen und zweckgebundenen Zuwendungen,
e.weitere vom Kirchenrat vorgegebene Prüfungen.
Bezirksversammlungen und Bezirkstage
Die Bezirkskirchenpflege kann zur Beratung aktueller Fragen des Bezirks die Kirchgemeinden zu Bezirksversammlungen oder Bezirkstagen einladen oder zusammen mit Kirchgemeinden Veranstaltungen durchführen.
Berichterstattung
a. In der Bezirkskirchenpflege
Die Mitglieder der Bezirkskirchenpflege orientieren diese über Besuche und Gespräche sowie über die Ergebnisse ihrer Aufsichtsund Visitationstätigkeit.
Schriftliche Berichte werden gemäss Beschluss der Bezirkskirchenpflege, auf Anordnung des Kirchenrates oder auf begründetes Gesuch der beaufsichtigten und visitierten Personen, Behörden und Organe erstellt. Diese und die betreffende Kirchenpflege erhalten eine Kopie des Berichts.
Die Dekanin oder der Dekan orientiert die Bezirkskirchenpflege über Besuche und Gespräche, die im Rahmen von Art. 192 Abs. 1 lit. b–e KO stattfinden. Soweit die Dekanin oder der Dekan auf Begehren der Bezirkskirchenpflege, auf Anordnung des Kirchenrates oder auf begründetes Gesuch einer Pfarrerin oder eines Pfarrers im Rahmen von Art. 192 Abs. 1 lit. c KO einen schriftlichen Bericht erstellt, erhalten die Pfarrerin oder der Pfarrer, die betreffende Kirchenpflege und die Bezirkskirchenpflege eine Kopie des Berichts. Vorbehalten bleibt in allen Fällen das Berufsgeheimnis gemäss Art. 101 KO.
b. An den Kirchenrat
Die Bezirkskirchenpflegen stellen dem Kirchenrat einzelne Berichte auf dessen Verlangen oder in Verbindung mit besonderen Feststellungen, Orientierungsschreiben und Anordnungen zu, unter gleichzeitiger Mitteilung an die beaufsichtigten und visitierten Personen, Behörden und Organe sowie an die betreffende Kirchenpflege.
Die Bezirkskirchenpflegen erstatten dem Kirchenrat jährlich Bericht über ihre Tätigkeit. Sie weisen dabei insbesondere auf wichtige Feststellungen hin, die sich aus der Aufsichts- und Visitationstätigkeit ergeben. Sie geben dem Kirchenrat im Rahmen ihrer jährlichen Berichterstattung Kenntnis von den Ergebnissen der Prüfung des Finanzhaushalts und des Rechnungswesens der Kirchgemeinden, insbesondere vom Bestand und der Tilgung von Bilanzfehlbeträgen. Der Kirchenrat bestimmt den Zeitpunkt der Einreichung des Jahresberichts.
Die Bezirkskirchenpflegen stellen dem Kirchenrat auf Verlangen weitere Unterlagen zu, die dieser zur Ausübung der Aufsicht und Visitation benötigt.
4. Abschnitt: Aufsicht und Visitation durch den Kirchenrat
Auftrag
Der Kirchenrat führt gemäss Art. 220 Abs. 2 lit. l und m KO die Aufsicht über die Bezirkskirchenpflegen sowie die Oberaufsicht über die Kirchgemeinden, ihre Behörden und Organe sowie über die Gemeindepfarrämter und die Angestellten der Kirchgemeinden. Er bezeichnet im Einzelfall die von ihm für die Ausübung der Oberaufsicht benötigten Unterlagen.
Der Kirchenrat sorgt für die rechtsgleiche und einheitliche Ausübung von Aufsicht und Visitation. Er unterstützt darin die Kirchenpflegen und Bezirkskirchenpflegen.
Der Kirchenrat kann die Aufsicht und die Visitation in begründeten Fällen anstelle der betreffenden Kirchenpflegen und Bezirkskirchenpflegen unmittelbar selber wahrnehmen. Vorbehalten bleiben die Zuständigkeiten der Kirchenpflegen und des Kirchenrates gemäss Personalverordnung.
Übernimmt der Kirchenrat gemäss Abs. 3 die Aufsicht und die Visitation, so informiert er möglichst bald die beteiligten Personen, Behörden und Organe sowie die Bezirkskirchenpflege und die Dekanin oder den Dekan.
Finanzhaushalt und Rechnungswesen
Die Aufsicht des Kirchenrates über den Finanzhaushalt und das Rechnungswesen der Kirchgemeinden richtet sich nach der Finanzverordnung[6].
Der Kirchenrat nimmt Stichproben im Sinn von § 38 Abs. 2 der Finanzverordnung mindestens alle vier Jahre vor. Er kann damit die Bezirkskirchenpflegen beauftragen.
Der Kirchenrat trifft gegenüber Kirchgemeinden, die durch die Art der Haushalts- und Rechnungsführung ihre Zahlungsfähigkeit gefährden, die notwendigen Massnahmen.
Er kann bei unmittelbar drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit einer Kirchgemeinde
a.diese durch allgemeine oder besondere Anweisungen zur Steigerung der Erträge oder Verminderung der Aufwendungen veranlassen und sich zu diesem Zweck die Genehmigung des Budgets und von Ausgabenbeschlüssen vorbehalten,
b.unter Vorbehalt der Zuständigkeit der Kirchensynode Bürgschaften gewähren und der Kirchgemeinde die zur Sicherung der Landeskirche oder der Geldgeber notwendigen Auflagen machen.
Beratung und Unterstützung
Die vom Kirchenrat bezeichneten Stellen beraten die Kirchenpflegen und die Bezirkskirchenpflegen in Fragen der Aufsicht, der Visitation und der Rechtsprechung. Sie leisten den Bezirkskirchenpflegen bei Bedarf fachliche und administrative Unterstützung.
Der Kirchenrat stellt die hierfür erforderlichen sachlichen und personellen Mittel zur Verfügung.
5. Abschnitt: Übergangs- und Schlussbestimmungen
Finanzen
Führt eine Bezirkskirchenpflege im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung eine eigene Kasse, so bleibt sie über das in diesem Zeitpunkt vorhandene Eigenkapital verfügungsberechtigt. Dieses ist zur Finanzierung des Aufwands der Bezirkskirchenpflegen zu verwenden, namentlich im Zusammenhang mit Bezirksversammlungen, Bezirkstagen und weiteren Veranstaltungen.
Führt eine Bezirkskirchenpflege eine eigene Kasse, so erstellt sie über diese jährlich zuhanden des Kirchenrates eine Abrechnung. Sie reicht diese zusammen mit dem Jahresbericht ein.
Der Kirchenrat kann bei der Übernahme des Aufwands einer Bezirkskirchenpflege deren Eigenkapital berücksichtigen.
Aufhebung bisherigen Rechts
Die Verordnung betreffend die Visitation in den Kirchgemeinden vom 16. Juni 1993 wird mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung aufgehoben.
Dieser Verordnung widersprechende Verordnungen, Richtlinien, Weisungen und Beschlüsse des Kirchenrates, der Bezirkskirchenpflegen, der Kirchgemeinden, der Kirchgemeinschaften und der Kirchgemeindeverbände werden mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung aufgehoben.
Laufende Verfahren
Für die Aufsicht und die Visitation sowie für alle beim Inkrafttreten dieser Verordnung laufenden Verfahren gilt ab diesem Zeitpunkt diese Verordnung.
[1] OS 66, 299; Begründung siehe ABl 2011, 368.
[2] LS 170. 1.
[3] LS 175. 2.
[4] LS 180. 1.
[5] LS 181. 10.
[6] LS 181. 13.