Verordnung über das Mitgliederregister (MRVO)
Die Kirchensynode,
nach Einsichtnahme in Anträge und Berichte des Kirchenrates vom 10.April 2019 und der vorberatenden Kommission der Kirchensynode vom 3. Juni 2019,
beschliesst:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Gegenstand
Diese Verordnung regelt für das Mitgliederregister gemäss Art. 28 a Abs. 1 der Kirchenordnung[6]:
a.dessen Betrieb und Nutzung durch die Landeskirche und die Kirchgemeinden,
b.dessen Inhalte, insbesondere die Identifikatoren und Merkmale, zu denen Informationen erfasst werden,
c.die Bearbeitung der darin enthaltenen Informationen über Mitglieder der Landeskirche,
d.in dessen Rahmen die Bearbeitung von Informationen über Nichtmitglieder der Landeskirche für kirchliche Zwecke.
Begriffe
In dieser Verordnung bedeuten:
a.Mitgliederregister: Register, in dem alle Personen erfasst sind, die gemäss Art. 24 der Kirchenordnung Mitglied der Landeskirche sind;
b.Informationen: alle Aufzeichnungen, welche die Erfüllung einer kirchlichen Aufgabe betreffen, unabhängig von ihrer Darstellungsform und ihrem Informationsträger, ausgenommen Aufzeichnungen, die nicht fertiggestellt oder die ausschliesslich zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind,
c.Identifikator: nicht sprechende und unveränderliche Nummer, die als funktionales Element in einem Datenbestand die eindeutige Identifikation einer Person oder Sache erlaubt;
d.Merkmal: Eigenschaft einer Person oder Sache, die objektiv erfasst und beschrieben werden kann.
Kirchgemeinschaften und Kirchgemeindeverbände
Als Kirchgemeinden im Sinn dieser Verordnung gelten auch:
a.Kirchgemeinschaften im Sinn von Art. 177 Abs. 1 der Kirchenordnung,
b.Kirchgemeindeverbände.
Vollständigkeit des Mitgliederregisters
Das Mitgliederregister muss in Bezug auf den erfassten Personenkreis und die darin enthaltenen Informationen aktuell, richtig und vollständig sein.
Das Mitgliederregister mit den darin enthaltenen Informationen ist ausschliesslich in der Schweiz zu halten.
Zuständigkeit
Der Kirchenrat richtet das Mitgliederregister ein und betreibt dieses.
Er gewährleistet die Nutzung des Mitgliederregisters und der darin enthaltenen Informationen gemäss den rechtlichen Vorschriften.
Der Kirchenrat unterstützt und berät die Kirchgemeinden in der Nutzung des Mitgliederregisters und kontrolliert die Qualität der von den Kirchgemeinden bearbeiteten Informationen.
Die Kirchgemeinden erfassen die in dieser Verordnung und vom Kirchenrat bezeichneten Informationen im Mitgliederregister.
Kostentragung
Die Landeskirche trägt die Kosten der Einrichtung des Mitgliederregisters, der eigenen Nutzung des Mitgliederregisters und des Datenabrufs aus der kantonalen Einwohnerdatenplattform (KEP). Sie übernimmt die Kosten des Betriebs und Unterhalts des Mitgliederregisters, soweit nicht die Kirchgemeinden diese gemäss Abs. 2 tragen.
Die Kirchgemeinden tragen die Kosten des Betriebs, des Unterhalts und der eigenen Nutzung des Mitgliederregisters, insbesondere für die Anpassung ihrer Systeme, für das Abrufen von Informationen aus dem Mitgliederregister und für das Erfassen von Informationen in diesem.
Kirchliche Register
Die Kirchgemeinden führen die kirchlichen Register gemäss Art. 97 Abs. 1 der Kirchenordnung ungeachtet der Erfassung von Taufe, Konfirmation, kirchlicher Trauung und kirchlicher Abdankung im Mitgliederregister.
2. Abschnitt: Inhalt des Mitgliederregisters
Identifikatoren und Merkmale
Im Mitgliederregister werden betreffend die Mitglieder der Landeskirche Personendaten und besondere Personendaten zu den Identifikatoren und Merkmalen gemäss dem Anhang zu dieser Verordnung erfasst.
Der Kirchenrat kann weitere von den Kirchgemeinden oder der Landeskirche zu erhebende Identifikatoren und Merkmale festlegen, die zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben notwendig sind, und die Erfassung der betreffenden Daten im Mitgliederregister vorschreiben.
Datenbeschaffung
Der Kirchenrat ruft die Personendaten und besonderen Personendaten für das Mitgliederregister gemäss § 23 Abs. 2 des Gesetzes über das Meldewesen und die Einwohnerregister[3] aus der KEP ab.
Die Kirchgemeinden erfassen die Personendaten und besonderen Personendaten zu jenen Identifikatoren und Merkmalen im Mitgliederregister, die der Kirchenrat nicht gemäss Abs. 1 aus der KEP abrufen kann.
Weitere Informationen
Die Landeskirche und die Kirchgemeinden sind befugt, neben den Informationen gemäss § 8 im Rahmen des Mitgliederregisters weitere Informationen von Mitgliedern und Nichtmitgliedern für kirchliche Zwecke zu bearbeiten.
Die Kirchgemeinden können je nur auf die von ihnen gemäss Abs. 1 erfassten Informationen zugreifen.
3. Abschnitt: Datenzugriff und Datenbekanntgabe
Datenzugriff
a. Landeskirche
Der Kirchenrat ist berechtigt, von allen Mitgliedern der Landeskirche die Personendaten und besonderen Personendaten gemäss § 8 aus dem Mitgliederregister abzurufen.
b. Kirchgemeinden
Die Kirchgemeinden rufen die Personendaten und besonderen Personendaten ihrer Mitglieder aus dem Mitgliederregister ab.
Jede Kirchgemeinde kann im Mitgliederregister nur die Personendaten und besonderen Personendaten der eigenen Mitglieder abrufen.
c. berechtigte Personen
Der Kirchenrat für die Landeskirche und die Kirchenpflegen für ihre Kirchgemeinde bezeichnen:
a.die für die Belange des Mitgliederregisters zuständige Ansprechperson,
b.die auf das Mitgliederregister zugriffsberechtigten Personen.
Sie stellen sicher, dass nur die zugriffsberechtigten Personen Personendaten und besondere Personendaten aus dem Mitgliederregister abrufen können.
d. Protokollierung
Der Kirchenrat veranlasst, dass in geeigneter Weise festgehalten wird,
a.wer auf die Informationen im Mitgliederregister zugegriffen hat,
b.welche Informationen im Mitgliederregister geändert wurden.
Datenbekanntgabe
a. Grundsatz
Die Bekanntgabe von Informationen aus dem Mitgliederregister richtet sich unter Vorbehalt von §§ 16 und 17 nach Art. 23 der Kirchenordnung und nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz[4].
b. an Behörden, Organe und Organisationen im Abrufverfahren
Der Kirchenrat kann Organisationen und juristischen Personen des öffentlichen und privaten Rechts, die mit der Erfüllung kirchlicher Aufgaben betraut sind, im elektronischen Abrufverfahren Zugriff auf das Mitgliederregister gewähren.
Wer gemäss Abs. 1 auf das Mitgliederregister zugreifen will, weist nach, dass die Voraussetzungen für die Bekanntgabe von Informationen vorliegen. Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller bezeichnen
a.die gesetzliche Grundlage für die Aufgabenerfüllung, für die sie die Informationen benötigen,
b.die Organisationseinheit, an welche die Bekanntgabe der Informationen erfolgen soll,
c.die Identifikatoren und Merkmale, auf die sie zugreifen wollen.
Die Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller bestätigen unterschriftlich und gewährleisten, dass die nachgesuchten Informationen nur für kirchliche oder ideelle Zwecke verwendet und nicht weitergegeben werden.
Die Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller bestimmen, ob sie die Informationen elektronisch aus dem Mitgliederregister abrufen und sich Änderungen melden lassen wollen.
c. Entscheid
Der Kirchenrat prüft Gesuche gemäss § 16 und entscheidet über die Bekanntgabe der Informationen. Er kann von den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern weitere Angaben verlangen und die Bekanntgabe der Informationen an Bedingungen und Auflagen knüpfen.
Der Kirchenrat beschränkt die Bekanntgabe der Informationen so, dass nur die für den verfolgten Zweck notwendigen Informationen bezogen werden.
Die Beschränkung der Bekanntgabe der Informationen in örtlicher Hinsicht richtet sich nach dem örtlichen Zuständigkeitsbereich der Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller sowie dem verfolgten Zweck.
Der Kirchenrat kann die Bekanntgabe der Informationen verweigern, wenn die Aufwendungen im Verhältnis zum verfolgten Zweck als unangemessen erscheinen. Er berücksichtigt bei seinem Entscheid insbesondere die Art der Informationen und die Anzahl der jährlichen Bezüge.
Statistische Zwecke
Der Kirchenrat und die Kirchenpflegen können Personendaten und besondere Personendaten gemäss § 8 Abs. 1 lit. a–h als Adressverzeichnis für die Durchführung statistischer Erhebungen verwenden.
4. Abschnitt: Übergangs- und Schlussbestimmungen
Vorhandene Daten
Verfügen Kirchgemeinden im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung in ihren elektronischen Systemen über Personendaten und besondere Personendaten gemäss § 8, so erfassen sie diese im Mitgliederregister.
Kostentragung
Die Landeskirche trägt die Kosten der Kirchgemeinden für:
a.die technische Einrichtung des Zugangs der Kirchgemeinden zum Mitgliederregister,
b.die Erfassung der Personendaten und besonderen Personendaten gemäss § 19 im Mitgliederregister,
c.den Betrieb, den Unterhalt und die Nutzung des Mitgliederregisters während fünf Jahren seit dem Inkrafttreten dieser Verordnung.
Verhältnis zum Kirchlichen Datenschutz-Reglement
Soweit Bestimmungen dieser Verordnung dem Kirchlichen Datenschutz-Reglement[5] widersprechen, gehen die Bestimmungen dieser Verordnung vor.
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Anhänge
Anhang[7] Identifikatoren und Merkmale gemäss § 8 Abs. 1 MRVO
1.amtlicher Name und die anderen in den Zivilstandsregistern beurkundeten Namen einer Person
2.alle Vornamen in der richtigen Reihenfolge
3.Wohnadresse und Zustelladresse einschliesslich Postleitzahl und Ort
4.Geburtsdatum und Geburtsort
5.Geschlecht
6.Zivilstand sowie Ehe oder eingetragene Partnerschaft
7.Ergänzung Zivilstand: Trennung
8.Personen-Beziehungen
9.Information zu religionsunmündigen Kindern ohne Konfessionsmeldung, sofern ein Elternteil evangelischreformiert ist
10.AHV-Versichertennummer
11.persönliche Identifikationsnummer (Local ID)
12.eidgenössischer Gebäudeidentifikator (EGID)
13.eidgenössischer Wohnungsidentifikator (EWID)
14.Haushaltsart
15.Staatsangehörigkeit sowie Heimatorte bei Schweizer Bürgerinnen und Bürgern
16.Ausländerkategorie
17.Niederlassung oder Aufenthalt in der Kirchgemeinde sowie Kirchgemeinde des Aufenthalts oder der Niederlassung
18.Zugehörigkeit zu einer Kirchgemeinschaft
19.Stimm- und Wahlrecht gemäss Art. 20 Abs. 1 und 2 der Kirchenordnung
20.bei Zuzug: Datum und Herkunftskirchgemeinde beziehungsweise Herkunftsstaat
21.bei Wegzug: Datum und Zielkirchgemeinde beziehungsweise Zielstaat
22.Umzugsdatum
23.bei Tod: Datum und Sterbeort
24.Datum des Eintritts oder des Austritts oder einer Nichtzugehörigkeitserklärung
25.Name und Adresse der sorgeberechtigten Person
26.Besuch von verbindlichen religionspädagogischen Angeboten
27.Taufe, Konfirmation, kirchliche Trauung und kirchliche Abdankung sowie Ort und Datum
[1] OS 74, 507; ABl 2019-07-05.
[2] Inkrafttreten: 1. Januar 2020.
[3] LS 142. 1.
[4] LS 170. 4.
[5] LS 180. 7.
[6] LS 181. 10.
[7] Eingefügt durch B vom 7. Juli 2020 (OS 75, 457; ABl 2020-07-10). In Kraft seit 1. November 2020.
[8] Fassung gemäss B vom 7. Juli 2020 (OS 75, 457; ABl 2020-07-10). In Kraft seit 1. November 2020.