Organisationsverordnung der Direktion der Justiz und des Innern (JIOV)
(vom 16. September 2009)[1]
Die Direktion der Justiz und des Innern,
gestützt auf § 60 Abs. 1 der Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (VOG RR) vom 18. Juli 2007[3]
1. Abschnitt: Gliederung
Verwaltungseinheiten der Direktion
Die Direktion der Justiz und des Innern ist in folgende, der Gruppe der Bereiche, Fachämter oder Fachstellen zugeordnete Verwaltungseinheiten gegliedert:
a.Bereiche:
1.Amt für Justizvollzug (JuV),
2.Oberstaatsanwaltschaft und Staatsanwaltschaften (Strafverfolgung Erwachsene [SVE]),
3.[15] Oberjugendanwaltschaft und Jugendanwaltschaften (Jugendstrafrechtspflege [JSP]),
4.Gemeindeamt (GAZ),
b.Fachämter:
1.Handelsregisteramt (HRA),
2.[16] Statistisches Amt (STAT),
3.[16] Staatsarchiv (StAZ),
c.Fachstellen:
1.Fachstelle für Gleichstellung von Frau und Mann (FFG),
2.Fachstelle für Integrationsfragen (FS Integration),
3.Fachstelle Kultur (FS Kultur),
4.Kantonale Opferhilfestelle (KOH).
Die Gliederung der Bereiche und der Fachämter richtet sich nach Anhang 1 dieser Verordnung.
Administrativ angegliederte Bereiche
Für diese gilt die Verordnung direkt, wo es ausdrücklich erwähnt ist, und sinngemäss, soweit dies mit deren Funktion und Aufgaben vereinbar ist.
2. Abschnitt: Organisation
A. Direktionsvorsteherin oder Direktionsvorsteher
Stellung und Aufgaben
Die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher (DV) trägt die oberste Verantwortung für die Führung und Steuerung der Direktion und deren Aufgabenerfüllung.
Sie oder er
a.stellt die Umsetzung der Legislaturziele des Regierungsrates in der Direktion sicher,
b.legt die Legislaturziele und die ordentliche Aufgaben- und Finanzplanung der Direktion fest,
c.genehmigt Planungen und Anträge der Verwaltungseinheiten,
d.weist dem Generalsekretariat und den Verwaltungseinheiten Aufgaben und Kompetenzen zu,
e.beaufsichtigt das Generalsekretariat, die Verwaltungseinheiten und die administrativ angegliederten Bereiche,
f.gewährleistet die Vollzugs- und Rechtspflegeaufgaben der Direktion,
g.[19] führt die ihr oder ihm direkt Unterstellten und legt die Führungs- und Controllinginstrumente der Direktion fest.
Unterstellungen
Der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher sind direkt unterstellt:
a.die Generalsekretärin oder der Generalsekretär,
b.die Leiterinnen und Leiter der Verwaltungseinheiten,
c.die Direktionsassistenz.
B. Generalsekretariat
Aufgaben und Gliederung
Das Generalsekretariat ist allgemeine Stabsstelle und Dienstleistungszentrum der Direktion.
Das Generalsekretariat
a.unterstützt die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher,
b.unterstützt und begleitet die Verwaltungseinheiten bei den von ihnen zu erfüllenden Aufgaben der Direktion und bringt dabei insbesondere die Sicht der Direktion ein,
c.erfüllt die Aufgaben der Direktion, soweit sie keiner Verwaltungseinheit zugewiesen werden können,
d.vertritt die Direktion in den Koordinationsorganen der Direktionen nach §§ 68 ff. VOG RR ,
e.leitet die direktionsinternen Koordinationsgremien in den Querschnittbereichen.
Es gliedert sich in den Bereich Support, Führung und Recht (SFR), die Hauptabteilung Logistik, Finanzen und Controlling (LFC) und den Personaldienst (PD).
Generalsekretärin oder Generalsekretär
a. Stellung und Aufgaben
Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär unterstützt die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher im gesamten Aufgabenbereich. Sie oder er vertritt die Vorsteherin oder den Vorsteher und entscheidet an ihrer oder seiner Stelle im Einvernehmen mit ihr oder ihm.
Sie oder er
a.koordiniert die Zusammenarbeit unter den Verwaltungseinheiten der Direktion und mit den anderen Direktionen,
b.informiert die Mitarbeitenden der Direktion und die Verwaltungseinheiten zusammen mit der oder dem Kommunikationsbeauftragten über Belange der gesamten Direktion.
Im Rahmen der Leitung des Generalsekretariats nimmt sie oder er insbesondere folgende Aufgaben wahr:
a.Planung und Steuerung der Aufgaben des Generalsekretariats,
b.Personalführung,
c.[19] Regelung der Geschäftsverwaltung des Generalsekretariats,
d.Regelung organisatorischer Belange und Festlegung von Prozessen,
e.Qualitätsmanagement.
b. Personalgeschäfte
Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär erledigt Personalgeschäfte von Angestellten der gesamten Direktion ab Lohnklasse 24, die gemäss Personalrecht zwingend einen Entscheid der Direktion erfordern. Vorbehalten bleibt die Zuständigkeit der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers für die ihr oder ihm direkt Unterstellten.
Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär entscheidet auf Antrag oder nach Rücksprache mit der Leiterin oder dem Leiter der Verwaltungseinheit. Bei wichtigen Personalgeschäften von Angestellten in Schlüsselpositionen nimmt sie oder er zudem Rücksprache mit der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher.
Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär erledigt Personalgeschäfte von Mitarbeitenden des Generalsekretariats. Ihr oder ihm kommen die Aufgaben und Kompetenzen zu, die das Personalrecht den Ämtern und den Direktionen überträgt.
Personalgeschäfte von Mitarbeitenden der Hauptabteilung LFC und des Personaldienstes werden von deren Leitungen erledigt, ausgenommen wichtige Personalgeschäfte von Angestellten in Schlüsselpositionen.
Bereich SFR
Zum Bereich Support, Führung und Recht gehören zwei Fachteams sowie die oder der Kommunikationsbeauftragte.
Der Bereich nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:
a.Unterstützung der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers bei der Führung und Aufsicht der Direktion, einschliesslich Vorbereitung ihrer oder seiner Geschäfte,
b.Rechtspflege namens der Direktion (Rechtsmitteldienst),
c.Juristische und fachliche Unterstützung der Verwaltungseinheiten,
d.Leitung von oder Mitwirkung bei Rechtsetzungsvorhaben und anderen Projekten,
e.Aufgaben des Gesetzgebungsdienstes gemäss Rechtsetzungsverordnung vom 29. November 2000 ,
f.Vollzug des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG) auf Stufe Direktion,
g.Unterstützung und Koordination der Kommunikation gegen innen und aussen.
Die Leitung des Rechtsmitteldienstes unterzeichnet im Namen der Direktion Rechtsmittelentscheide sowie Eingaben an Rechtsmittelinstanzen. Prozessleitende Entscheide von untergeordneter Bedeutung unterzeichnen die Sachbearbeitenden im Namen der Direktion.
Hauptabteilung LFC
Die Hauptabteilung LFC gliedert sich in den Bereich Logistik und Infrastruktur, den Bereich Rechnungswesen und die Abteilung Informatik.[2] Die Hauptabteilung nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:[19]
a.Durchführung und Koordination der Prozesse gemäss Gesetz über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG) einschliesslich Ressourcen- und Investitionsplanung aus Sicht der Direktion,
b.Abwicklung des Rechnungswesens für einzelne Verwaltungseinheiten der Direktion und fachliche Beratung im Finanzwesen,
c.Unterstützungsleistungen für das Direktionscontrolling,
d.Koordination der Bautätigkeiten und fachliche Beratung der Verwaltungseinheiten im Bauwesen,
e.Durchführung und Begleitung von Submissionsverfahren,
f.Bereitstellung und Bewirtschaftung von Büro- und Betriebsräumlichkeiten sowie weiterer Infrastruktur für die Direktion,
g.Entwicklung der Informatikstrategie der Direktion sowie Erbringung und Vermittlung aller Informatikdienstleistungen,
h.Erbringung von Informatikdienstleistungen für die kantonale Verwaltung im Auftrag des Kantonalen IT-Teams (KITT; § 76 VOG RR ),
i.Koordination des Internen Kontrollsystems (IKS) einschliesslich Pflege der Datenbank. 3 Wichtige Schritte für die Bereitstellung von Infrastrukturleistungen zugunsten einer Verwaltungseinheit, insbesondere Vertragsabschlüsse, bedürfen der Zustimmung der Leiterin oder des Leiters dieser Verwaltungseinheit.
Personaldienst
a. Aufgaben im Allgemeinen
Der Personaldienst nimmt insbesondere folgende Aufgaben wahr:[19]
a.Entwicklung und Umsetzung der Personalmanagementstrategie der Direktion,
b.Festlegung einheitlicher Personalmanagementstandards,
c.Entwicklung und Umsetzung von Personalentwicklungsmassnahmen und Weiterbildungen,
d.Personalcontrolling einschliesslich Überwachung der Stellenpläne sowie der Lohnentwicklung,
e.Personaladministration und Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei den Prozessen des Personalwesens einschliesslich Abschluss von Personalmanagementvereinbarungen,
f.Betriebliches Gesundheitsmanagement,
g.Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei personalrechtlichen Konflikten und Vertretung der Direktion bei Personalrechtsstreitigkeiten,
h.Koordination des Internen Kontrollsystems (IKS) in Personalprozessen.
b. Personalrechtliche Entscheide
Die Leiterin oder der Leiter des Personaldienstes erledigt Personalgeschäfte von Angestellten der gesamten Direktion bis Lohnklasse 23, die gemäss Personalrecht zwingend einen Entscheid der Direktion erfordern. Vorbehalten bleibt die Zuständigkeit
a.der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers für die ihr oder ihm direkt Unterstellten,
b.der Generalsekretärin oder des Generalsekretärs für die Angestellten des Generalsekretariats.
Die Leiterin oder der Leiter des Personaldienstes entscheidet auf Antrag oder nach Rücksprache mit der Leiterin oder dem Leiter der Verwaltungseinheit. Bei wichtigen Personalgeschäften von Angestellten in Schlüsselpositionen nimmt sie oder er zudem Rücksprache mit der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär.[19]
Zusammenarbeit mit andern Verwaltungseinheiten
Die Leiterinnen und Leiter des Generalsekretariats, der Hauptabteilung LFC und des Personaldienstes bezeichnen die Ansprechpersonen für die Zusammenarbeit mit den Verwaltungseinheiten der Direktion und mit den andern Direktionen.
Generalsekretariat und Verwaltungseinheiten informieren sich gegenseitig über Projekte mit Bezügen zu Querschnittaufgaben und beziehen einander nach Bedarf in die Projektorganisation ein.
C. Verwaltungseinheiten
Zuständigkeitsbereiche und Aufgaben
Die Verwaltungseinheiten
a.bearbeiten die ihnen von der Rechtsordnung zugewiesenen Aufgabenbereiche,
b.erledigen Aufträge der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers,
c.wirken bei der Vorbereitung von sie betreffenden Regierungsgeschäften mit,
d.wirken bei Gesetzgebungsvorhaben und andern Projekten mit oder leiten solche.
Leiterin oder Leiter
a. Aufgaben
Die Leiterin oder der Leiter einer Verwaltungseinheit trägt die Verantwortung für deren Führung und Steuerung und deren Aufgabenerfüllung.
Sie oder er nimmt dazu insbesondere folgende Aufgaben wahr:
a.Umsetzung der Legislaturziele des Regierungsrates und der Direktion in der Verwaltungseinheit,
b.Festlegung der Ziele der Verwaltungseinheit,
c.Steuerung der Aufgabenerfüllung mit den von der Rechtsordnung vorgesehenen und der Direktion zur Verfügung gestellten Führungsinstrumenten,
d.Führung der ihr oder ihm direkt Unterstellten,
e.[18] Regelung der Geschäftsverwaltung der Verwaltungseinheit.
b. Organisationsregelungen
Die Leiterin oder der Leiter einer Verwaltungseinheit
a.weist den Direktunterstellten schriftlich Aufgaben, Entscheidbefugnisse und Ausgabenkompetenzen zu,
b.regelt schriftlich ihre oder seine Stellvertretung sowie die Stellvertretung der Direktunterstellten,
c.bezeichnet Ansprechpersonen für die Zusammenarbeit mit dem Generalsekretariat, andern Verwaltungseinheiten und Dritten,
d.legt die Information und Kommunikation innerhalb der Verwaltungseinheit und nach aussen fest,
e.trifft die nach IDG erforderlichen Regelungen für die Verwaltungseinheit.
Die Leiterin oder der Leiter eines Bereichs oder eines Fachamts legt überdies schriftlich fest:
a.Gliederung und Organisation der Verwaltungseinheit,
b.Aufgaben der Gliederungseinheiten,
c.Unterstellungsverhältnisse.
Die Ausgabenkompetenzen sind der Hauptabteilung Logistik, Finanzen und Controlling zu melden. Diese leitet die Informationen an die Finanzkontrolle weiter.
c. Genehmigungs- und Informationspflichten
Die Leiterin oder der Leiter legt der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher frühzeitig folgende Geschäfte zur Genehmigung vor:
a.Planung und Zielfestlegungen,
b.Projekte von besonderer politischer Bedeutung, mit erheblichen organisatorischen, personellen oder finanziellen Auswirkungen oder mit erheblichem Aufwand,
c.Beförderungen, die eine Überschreitung der hierfür zur Verfügung stehenden Lohnsumme nach sich ziehen,
d.Festlegung ihrer oder seiner Stellvertretung.
Die Leiterin oder der Leiter informiert die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher umgehend über folgende Geschäfte:[19]
a.Organisationsregelungen im Sinne von § 15 Abs. 2 lit. a,
b.Interviewanfragen und Medienkontakte sowie die Erteilung besonderer Auskünfte an andere Behörden oder Institutionen, ausgenommen Detailauskünfte, Routinefragen und Bagatellfragen,
c.Personalgeschäfte von Mitarbeitenden in Schlüsselpositionen von besonderer Tragweite, insbesondere Anstellungen, Freistellungen, fristlose Kündigungen und weitere Kündigungen gegen den Willen der Mitarbeitenden,
d.die Verwaltungseinheit betreffende Verfahren bei der Ombudsstelle,
e.Geschäfte mit hohem Risiko, wenn ein solches neu auftritt oder sich verschärft.
Bei finanzwirksamen Geschäften und bei Personalgeschäften erfolgt die Vorlage zur Genehmigung oder Information auf dem Fachdienstweg.
Entscheidbefugnisse
Die Verwaltungseinheiten entscheiden erstinstanzlich
a.in eigenem Namen: in Fällen gemäss § 66 Abs. 1 VOG RR ,
b.im Namen der Direktion: in den Aufgabenbereichen gemäss Anhang 2.
Wird in Fällen nach Abs. 1 lit. b den Begehren der Betroffenen nicht voll entsprochen, ist diesen mit der Eröffnung des Entscheids anzuzeigen, dass sie Einsprache nach § 10 a lit. c des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959[5] erheben können.[17]
Wird Einsprache erhoben, entscheidet die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher.
Personalgeschäfte
In Personalangelegenheiten haben Verwaltungseinheiten die Aufgaben und Kompetenzen, die das Personalrecht
a.den Ämtern zuweist,
b.den Direktionen zuweist und dabei die Delegation an Ämter erlaubt.
Querschnittaufgaben
Die Verwaltungseinheiten nehmen die in den Querschnittbereichen Planung und Steuerung (Controlling) sowie interne Dienstleistungen (Personalwesen, Finanzen, Logistik) anfallenden Aufgaben wahr, soweit sie nicht dem Generalsekretariat obliegen oder diesem zur Erledigung übertragen wurden. Sie arbeiten hierfür mit dem Generalsekretariat zusammen.
D. Gemeinsame Bestimmungen
Information des Vorgesetzten
Alle Mitarbeitenden der Direktion informieren umgehend ihre Vorgesetzte oder ihren Vorgesetzten über ausserordentliche Vorfälle in ihrem Aufgabenbereich, wenn diese
a.einen dringenden Handlungs- oder Koordinationsbedarf auslösen können,
b.von besonderer Tragweite oder von politischer Bedeutung sein können.
In ihrem Aufgaben- und Entscheidungsbereich nehmen sie vorab mit ihren Vorgesetzten Rücksprache, wenn politisch sensible Entscheidungen oder Entscheidungen von besonderer Tragweite anstehen oder wenn andere Verwaltungseinheiten von den Entscheidungen wesentlich betroffen sein können.
Bei Bedarf informieren die Vorgesetzten ihrerseits die eigenen Vorgesetzten.
Ausgaben
a. Kompetenzen
Die Verwaltungseinheiten und das Generalsekretariat beschliessen über
a.neue und gebundene Ausgaben bis zu den in Anhang 3 genannten Beträgen,
b.gebundene Ausgaben im Rahmen der Ausgabenkompetenz der Direktion (§ 39 Finanzcontrollingverordnung ), wenn sie sich aus dem Vollzug einer Gesetzesbestimmung ergeben, die in Anhang 4 aufgeführt ist,
c.Ausgaben gemäss Spezialbestimmungen in einzelnen Sacherlassen.
Eine Ausgabe bedarf unabhängig ihrer Höhe der Zustimmung der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers, wenn sie
a.einen politisch besonders sensiblen Bereich betrifft, oder
b.in der Finanzplanung nicht vorgesehen ist oder von dieser abweicht.
Beträgt eine Ausgabe gemäss Abs. 1 lit. a mehr als ein Fünftel der Kompetenzgrenzen nach Anhang 3, ist die Zweitunterschrift der Stellvertretung der ausgabenberechtigten Person erforderlich.
b. Budgetdeckung
Ausgaben dürfen nur getätigt werden, wenn diese durch das Budget gedeckt sind.
Reicht das Budget einer Verwaltungseinheit oder des Generalsekretariats voraussichtlich nicht aus, ist der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher frühzeitig ein Antrag für einen Nachtragskredit zu unterbreiten.
c. Form
Ausgaben werden durch Verfügung der zuständigen Stelle oder durch Unterzeichnung des Rechnungsbelegs durch die berechtigte Person bewilligt.
3. Abschnitt: Führung und Aufgabenerfüllung
A. Allgemeines
Grundsätze der Personalführung
Die Führungskräfte fordern von ihren Mitarbeitenden ziel- und qualitätsorientierte Leistungen und ein ihrer Funktion angemessenes Verhalten. Sie fördern die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden, ihre Aus- und Weiterbildung und ihre persönliche Weiterentwicklung. Sie äussern regelmässig ihre Wahrnehmungen und Beurteilungen im Dialog.
Sie sind den Mitarbeitenden Vorbild und schaffen Rahmenbedingungen und Freiräume, damit diese ihre Ziele erreichen und sich laufend verbessern können.
Sie tragen und übergeben Verantwortung und sorgen für ein von Vertrauen, Wertschätzung und gegenseitigem Respekt geprägtes Arbeitsklima.
Sie berücksichtigen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und streben, wo betrieblich möglich, ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis der Mitarbeitenden an.
Feedback-Kultur
Vorgesetzte und Mitarbeitende engagieren sich gemeinsam für eine offene und konstruktive Feedback-Kultur. Sie orientieren sich hierfür an den in der gesamten Direktion geltenden Leitprinzipien.
Leistungserbringung
Direktion, Generalsekretariat und Verwaltungseinheiten sorgen für eine kundenfreundliche, wirksame und wirtschaftliche Aufgabenerfüllung.
Sie erbringen ihre Leistungen nach Massgabe der übergeordneten Zielsetzungen und berücksichtigen die Belange anderer Verwaltungseinheiten, Behörden und Arbeitspartner. Sie sind frühzeitig für den Informationsaustausch und erforderliche Absprachen besorgt.
Entscheiden
Direktion, Generalsekretariat und Verwaltungseinheiten stellen sicher, dass wichtige Entscheidungen, insbesondere solche mit wesentlichen rechtlichen oder finanziellen Auswirkungen, nach dem Mehr-Augen-Prinzip vorbereitet werden.
Sie beziehen mitbetroffene Stellen oder Personen rechtzeitig in den Entscheidprozess ein.
Mitarbeitende
Die Mitarbeitenden erfüllen ihre Aufgaben engagiert, initiativ und eigenverantwortlich.
Sie setzen ihre Arbeitskraft und ihre Fähigkeiten zur Erreichung ihrer Ziele ein und nutzen die ihnen gewährten Freiräume.
B. Führungsinstrumente der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers
Leitungskonferenz
a. Zusammensetzung und Aufgaben
Die Leitungskonferenz setzt sich aus der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher und aus folgenden Mitgliedern zusammen:
a.dem ihr oder ihm direkt unterstellten Kader,
b.dem der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär direkt unterstellten Kader,
c.der Direktionscontrollerin oder dem Direktionscontroller.
Die Leitungskonferenz
a.unterstützt und berät die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher in Fragen der Führung und Aufgabenerfüllung der Direktion,
b.[19] erarbeitet Grundlagen für die Direktionsstrategie in den Querschnittaufgaben, insbesondere für die Personalpolitik und für die Informatik sowie für den Einsatz von Controllinginstrumenten und für die Geschäftsverwaltung,
c.pflegt den Informationsaustausch,
d.erörtert Schwerpunktthemen aus aktuellem Anlass, die die Mehrheit der Verwaltungseinheiten betreffen.
b. Sitzungen und Klausur
Die Sitzungen der Leitungskonferenz finden zwei- bis dreimal pro Jahr statt.
Einmal pro Jahr wird eine Klausur zu besonderen Schwerpunktthemen durchgeführt.
Bei Bedarf werden Fachpersonen oder Vertretungen der Verwaltungseinheiten beigezogen.
Strafjustizrapport
Zur Koordination der Planung und Steuerung der Aufgabenerfüllung im Bereich der Strafjustiz führt die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher drei- bis fünfmal pro Jahr einen besonderen Rapport durch, an welchem teilnehmen:
a.die Generalsekretärin oder der Generalsekretär und deren bzw. dessen Stellvertretung,
b.die Leiterinnen und Leiter des Amtes für Justizvollzug, des Bereichs Strafverfolgung Erwachsene und des Bereichs Jugendstrafrechtspflege,
c.eine Vertreterin oder ein Vertreter der Statthalterinnen und Statthalter, sofern Themen aus dem Bereich des Übertretungsstrafrechts behandelt werden,
d.weitere Personen nach Bedarf und vorgängiger Absprache.
Im Rapport werden insbesondere folgende Inhalte thematisiert:
a.Strategieentwicklung und Strategiekoordination einschliesslich Massnahmenplanung und Controlling,
b.Entwicklung und Evaluation von gemeinsamen Projekten, allenfalls unter Einbezug weiterer Arbeitspartner,
c.Koordination, Festlegung und Bereinigung von Abläufen und Schnittstellen.
Das Generalsekretariat bereitet im Einvernehmen mit den Teilnehmenden die Traktandenliste vor, besorgt die Verteilung von Unterlagen und erstellt ein Beschlussprotokoll sowie eine Pendenzenliste.
Rapporte der Verwaltungseinheiten
a. Zweck, Inhalt und Termine
Zur Wahrnehmung ihrer oder seiner Führungs- und Aufsichtsfunktion führt die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher mit den Verwaltungseinheiten periodische Rapporte durch.
In den Rapporten werden die Rahmenbedingungen für die eigenverantwortliche Aufgabenerfüllung der Verwaltungseinheiten festgelegt und hierfür insbesondere folgende Inhalte thematisiert:
a.Führungs-, Planungs- und Steuerungsaufgaben sowie Auftragserteilung der Direktionsvorsteherin oder des Direktionsvorstehers,
b.[19] Projektkoordination und einheitliches Vorgehen bei Querschnittaufgaben in den Bereichen Personal, Finanzen, Ressourcenmanagement, Controlling, Bauwesen, Informationsmanagement und Kommunikation,
c.Berichterstattung über die Verwaltungseinheit anhand von Führungskennzahlen des Controllings (Budget, Rechnung, Jahresbericht, Personalcontrolling usw.),
d.Orientierung über wichtige Projekte, Entwicklungen, besondere Vorfälle und Personalia aus der Verwaltungseinheit und ihrem Umfeld,
e.Zielvereinbarung und Mitarbeitendenbeurteilung mit den Leiterinnen und Leitern der Verwaltungseinheiten.
Die Rapporttermine werden mit den Verwaltungseinheiten frühzeitig für das ganze Jahr vereinbart. Nach Bedarf können zusätzliche Sitzungen festgelegt werden.
b. Teilnehmende
An den Rapporten nehmen teil:
a.die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher,
b.die Leiterin oder der Leiter der Verwaltungseinheit,
c.nach Bedarf:
1.die Generalsekretärin oder der Generalsekretär und/oder deren bzw. dessen Stellvertretung,
2.die Leiterin oder der Leiter des zuständigen Fachteams des Bereichs SFR,
3.weitere Personen.
Die Sitzungen werden von der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher und im Verhinderungsfall von der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär geleitet.
c. Vorbereitung und Protokoll
Die Leiterin oder der Leiter der Verwaltungseinheit ist für die Erstellung einer Traktandenliste besorgt. Traktandenliste und begleitende Unterlagen werden den Teilnehmenden rechtzeitig übermittelt. Ergänzungen der Traktandenliste durch weitere Teilnehmende werden der Leiterin oder dem Leiter der Verwaltungseinheit rechtzeitig mitgeteilt.[16]
Die Verwaltungseinheit erstellt ein Beschlussprotokoll und eine Pendenzenliste.
Direktionskonferenz
Die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher führt ein- bis zweimal jährlich eine Direktionskonferenz durch.
An der Konferenz nehmen teil:
a.die Teilnehmenden der Leitungskonferenz gemäss § 29 Abs. 1,
b.die zweite Kaderstufe der Bereiche und Fachämter gemäss Anhang 1,
c.Kadervertretungen der administrativ angegliederten Bereiche,
d.weitere Personen nach Bedarf und vorgängiger Absprache.
Die Direktionskonferenz dient der Information, der Koordination und der gegenseitigen Vernetzung. Hierfür werden insbesondere folgende Inhalte thematisiert:
a.Querschnittthemen,
b.direktionsübergreifende Schwerpunktthemen,
c.Weiterbildung,
d.[18] Geschäftsverwaltung,
e.Informationen durch Externe aus ausgewählten Bereichen.
C. Internes Kontrollsystem[18]
Internes Kontrollsystem
Die Direktion verfügt über ein Internes Kontrollsystem (IKS), das die wesentlichen finanzrelevanten Risiken abdeckt.
Das IKS ist ein Führungsinstrument und unterstützt:
a.die verlässliche finanzielle Berichterstattung,
b.die Einhaltung der massgeblichen Gesetze und Normen,
c.den Schutz des Staatsvermögens,
d.die Sicherstellung der Effektivität und Effizienz der Abläufe,
e.die Transparenz über Prozesse, Risiken und Kontrollen.
D.[19] Kommunikation
Grundsatz
Führungskräfte und Mitarbeitende kommunizieren aktiv und holen sich die für ihre Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen (Gegenseitigkeitsprinzip).
Information der Mitarbeitenden
Die Direktion stellt den Mitarbeitenden der Direktion Informationen von allgemeinem Interesse über das Intranet zur Verfügung. Dort werden insbesondere folgende Dokumente aufgeschaltet:
a.Informationen aus der Leitungs- und Direktionskonferenz,
b.Weisungen, Richtlinien und Vorgaben, insbesondere zur Organisation, zu Querschnittaufgaben und zur Kommunikation,
c.vom Generalsekretariat erarbeitete Informationen und Hilfsmittel,
d.Veranstaltungshinweise.
Dienstweg
Wichtige Informationen und Dokumente werden auf dem Dienstweg übermittelt. Dazu gehören insbesondere Auftragserteilungen und -erledigungen, Stellungnahmen und Berichterstattung sowie genehmigungs- und informationspflichtige Geschäfte und Sachverhalte.
Bei besonderer Dringlichkeit ist die Direktübermittlung an die Letztadressatin oder den Letztadressaten zulässig. Die übersprungenen Stufen werden zeitgleich mit Kopien bedient.
Erkennt die empfangende Person, dass der Dienstweg verletzt worden ist, informiert sie die übersprungenen Stufen.
Fachdienstweg
Zusammenarbeit und Informationsvermittlung in den Querschnittaufgaben Personalwesen, Finanzen, Controlling, Logistik, Informatik und Kommunikation erfolgen auf dem Fachdienstweg. Die Fachverantwortlichen sorgen für die erforderliche Informationsverbreitung in den Verwaltungseinheiten.
Die Fachverantwortlichen im Generalsekretariat erteilen Aufträge in der Regel per E-Mail an die zuständige Fachperson in der Verwaltungseinheit. Sie bedienen die Leiterin oder den Leiter der Verwaltungseinheit sowie die Direktionsvorsteherin oder den Direktionsvorsteher oder die Generalsekretärin oder den Generalsekretär zeitgleich mit Kopien.
Die Auftragserteilung enthält Angaben zu
a.Gegenstand und Kontext,
b.Terminen und Form,
c.Zuständigkeiten.
Die Empfängerin oder der Empfänger besorgt den Einbezug von Vorgesetzten und weiteren Beteiligten in der Verwaltungseinheit und sorgt für die fristgerechte Zustellung der Erledigung.
Anträge und Anfragen von Verwaltungseinheiten an die Querschnittdienste des Generalsekretariats von grundsätzlicher Bedeutung erfolgen immer schriftlich oder per E-Mail über die Leitung.
Beratungen des Personaldienstes
Der Personaldienst steht sämtlichen Mitarbeitenden für personalrechtliche Fragen sowie für die persönliche Beratung direkt zur Verfügung.
Die Anfragen werden vertraulich behandelt.
E. Elektronischer Geschäftsverkehr[19]
Elektronischer Rechtsverkehr
a. Geltungsbereich
Die Bestimmungen dieses Abschnitts über den elektronischen Rechtsverkehr gelten für Verwaltungseinheiten, die Verfahren durchführen, auf welche die Schweizerische Zivilprozessordnung vom 19. Dezember 2008[10] oder die Schweizerische Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007[12]
Anwendung findet.
b. Behördenadressen
Das Generalsekretariat legt nach Rücksprache mit der betreffenden Verwaltungseinheit deren Behördenadresse gemäss Art. 5 der Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren vom 18. Juni 2010 (VeÜ-ZSSV)[11] fest.[19]
Die Hauptabteilung LFC führt ein Verzeichnis der Behördenadressen. Sie meldet die Adressen und ihre Änderungen umgehend der Bundeskanzlei.
c. Signaturberechtigte Person
In jeder Verwaltungseinheit verfügen mindestens eine Person und eine Stellvertretung über eine qualifizierte elektronische Signatur nach Art. 7 VeÜ-ZSSV[11] (signaturberechtigte Personen).[19]
Die Verwaltungseinheiten melden die signaturberechtigten Personen der Hauptabteilung LFC. Sie führt eine Liste über diese Personen.
Elektronischer Schriftverkehr
Die Mitarbeitenden der Direktion können Mitteilungen auf elektronischem Weg versenden und empfangen.
Sie können ihre Mitteilungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Diese ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, wenn sie auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 2003 über die elektronische Signatur (ZertES)[13] beruht.
Die Bestimmungen über den elektronischen Rechtsverkehr bleiben vorbehalten.
4.[19] Abschnitt: Aussenkontakte und Medien[15]
Zuständigkeiten
Zu Sachverhalten von grundsätzlicher Bedeutung oder grosser politischer Tragweite, insbesondere über Gesetzes- und Reorganisationsvorhaben oder andere Grossprojekte und bei besonderen Vorkommnissen im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Verwaltungseinheiten äussern sich gegenüber Medien und Dritten die Direktionsvorsteherin oder der Direktionsvorsteher und die Generalsekretärin oder der Generalsekretär. Sie werden dabei von der oder dem Kommunikationsbeauftragten der Direktion unterstützt.
Die Verwaltungseinheiten äussern sich gegenüber Medien und Dritten zu Geschäften und Vorkommnissen aus ihrem Aufgabenbereich. Sie können auf in der Öffentlichkeit bereits geäusserte politische Standpunkte der Direktion Bezug nehmen.
Die Verwaltungseinheiten behandeln Gesuche um Informationszugang gemäss IDG[2] in ihrem Aufgabenbereich. Betrifft ein Gesuch Belange der gesamten Direktion oder den Aufgabenbereich mehrerer Verwaltungseinheiten der Direktion, ist es dem Generalsekretariat zu überweisen.
In Zweifelsfällen nehmen die Verwaltungseinheiten vor der Erteilung von Auskünften an Medien und Dritte auf dem Dienstweg Rücksprache mit der Direktion.
Medienmitteilungen
Die Verwaltungseinheiten stellen Medienmitteilungen und Einladungen zu Medienanlässen der oder dem Kommunikationsbeauftragten der Direktion zu. Diese oder dieser leitet sie an die Kommunikationsabteilung des Regierungsrates zur zentralen Verbreitung weiter.
Vorbehalten bleibt die Verbreitung von Medieninformationen über die entsprechenden Dienste der Polizeikorps im Rahmen von Strafuntersuchung und Strafvollzug.
Ton- und Bildaufnahmen, Dokumentationen
Ton- und Bildaufnahmen, die den Alltag von Verwaltungseinheiten, die in sensiblen Aufgabenbereichen tätig sind, dokumentieren und inhaltlich über Kurzinterviews hinausgehen, sind von der Leiterin oder dem Leiter der Verwaltungseinheit zu bewilligen.
Die Verwaltungseinheit legt mit der Gesuchstellerin oder dem Gesuchsteller ein verbindliches Aufnahmekonzept fest, das Inhalt und Umfang der Aufnahmen, Mitwirkung und Begleitung der Verwaltungseinheiten bei der Beitragserstellung sowie den Schutz von Persönlichkeitsrechten von Mitarbeitenden und Dritten regelt.
Die Konzepte sind von der Direktionsvorsteherin oder dem Direktionsvorsteher zu genehmigen.
Äusseres Erscheinungsbild
Das Logo, die Bezeichnung der Verwaltungseinheit, Briefkopf und Schriftbild sind für die ganze Direktion einheitlich.
Bei der Gestaltung von Internet- und Intranetauftritten sind die Vorgaben des Regierungsrates zu beachten.
Präsentationen werden auf der Grundlage von Formatvorlagen der Direktion erstellt.
Treten Mitarbeitende der Direktion in der Öffentlichkeit auf, haben Inhalt und Erscheinung ihres Auftritts der Bedeutung der Angelegenheit und der Funktion der oder des Mitarbeitenden zu entsprechen.
5.[19] Abschnitt: Schlussbestimmungen[15]
Umsetzung
Die Verwaltungseinheiten erlassen die Organisationsregelungen gemäss § 15 bis 31. Dezember 2010.
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Anhänge
Anhang 1: Gliederung der Bereiche und Fachämter
(§ 1)
Verwaltungseinheit Gliederung 1. Bereiche
| 1.119 Amt für Justizvollzug | a. Amtsleitung mit Stabsdienst b. Bewährungs- und Vollzugsdienste c. Psychiatrisch-Psychologischer Dienst d. Justizvollzugsanstalt Pöschwies e. Massnahmenzentrum Uitikon f. Untersuchungsgefängnisse Zürich g. Vollzugseinrichtungen Zürich |
| 1.2 Strafverfolgung Erwachsene | a. Oberstaatsanwaltschaft (OSTA) b. Allgemeine Staatsanwaltschaften (ASTA): I. Zürich-Limmat II. Zürich-Sihl III. Winterthur/Unterland IV. See/Oberland V. Limmattal/Albis c. Besondere Staatsanwaltschaften (BSTA): I. Besondere Untersuchungen und Rechtshilfe II. Betäubungsmitteldelikte und organisierte Kriminalität III. Wirtschaftsdelikte IV. Gewaltdelikte |
| 1.3 Jugendstrafrechtspflege | a.15 Oberjugendanwaltschaft (OJUGA) b.15 Jugendanwaltschaften (JugA): I.15 Zürich-Stadt II. Winterthur III. Unterland IV. See/Oberland V. Limmattal/Albis |
| Verwaltungseinheit | Gliederung |
|---|---|
| 1.4 Gemeindeamt | a. Stabsdienst b. Gemeindefinanzen c. Revisionsdienste d. Gemeinderecht e. Einbürgerungen f. Zivilstandswesen |
2. Fachämter
| 2.1 Handelsregisteramt | a. b. c. | Finanzen und Controlling Kundendienst und Logistik Sachbearbeitungen 1–3 |
| 2.219 Statistisches Amt | a. b. c. d. e. f. | Data Management Data Engineering Data Shop Analysen und Studien Befragungen und Sozialhilfestatistik Wahlen und Abstimmungen |
| 2.316 Staatsarchiv | a. b. c. d. e.Überlieferungsbildung Aktenerschliessung Individuelle Kundendienste Beständeerhaltung Editionsprojekte |
Anhang 2: Unselbstständige Entscheidbefugnisse
(§ 17 Abs. 1 lit. b)
| Verwaltungseinheit | Sachbereiche mit Entscheidbefugnis im Namen der Direktion |
|---|---|
| Gemeindeamt | a. Antragstellung an das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement betreffend erleichterte Einbürge - rung und Wiedereinbürgerung, b.15 Beschwerdeentscheide gemäss Art. 90 Abs. 1 der eidgenössischen Zivilstandsverordnung vom 28. April 20049 bei Rechtsmitteln gegen Anordnungen kommunaler Zivilstandsämter, c.17 Geschäfte als Aufsichtsbehörde über die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden. |
Anhang 3: Allgemeine Ausgabenkompetenzen
(§ 21 Abs. 1 lit. a)[16]
| Einheiten | Kompetenzgrenzen (in Fr.) |
|---|---|
| Einmalige AusgabenWiederkehrende Ausgaben jährlich bis | |
| a. Generalsekretariat: | |
| – Generalsekretär/in | 500 000100 000 |
| – LFC | 200 000100 000 |
| – PD | 100 00020 000 |
| b. Bereiche | 1 000 000200 000 |
| c. Fachämter | 300 00060 000 |
| d. Fachstellen | 150 00030 000 |
| e. Statthalter/-in | 150 00030 000 |
| f. Bezirksratspräsident/-in | 150 00030 000 |
Anhang 4: Ausgabenkompetenzen beim Gesetzesvollzug
(§ 21 Abs. 1 lit. b)
| Nr. | Erlass | Norm | Ausgabenkompetenz (in Franken) |
|---|---|---|---|
| LS 132.116 | Finanzausgleichsgesetz – Ressourcenzuschuss | § 12 | unbegrenzt |
| – Demografischer Sonderlastenausgleich | § 19 | unbegrenzt | |
| – Geografisch-topografischer Sonderlastenausgleich – Individueller Sonderlastenausgleich – Zentrumslastenausgleich | § 22 § 25 §§ 29 und 30 | unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt | |
| – Übergangsausgleich | § 37 | unbegrenzt | |
| LS 16119 | Gesetz über die politischen Rechte – Druck von Wahl- und Abstimmungsunterlagen | §§ 60 ff.; § 95 | – einmalig bis 1 Mio. – wiederkehrend bis 200 000 |
| SR 312.0 | Schweizerische Strafprozessordnung – Kosten einer Strafuntersuchung | Art. 299 ff.; Art. 308 ff. | unbegrenzt |
| LS 331 | Straf- und Justizvollzugsgesetz – Kosten des Vollzugs einer straf - rechtlichen Sanktion gegenüber einer erwachsenen Person – Kosten des Vollzugs von Schutzmassnahmen und Strafen gemäss Jugendstrafrecht | §§ 14 ff. §§ 33 ff. | unbegrenzt unbegrenzt |
| LS 341 | Einführungsgesetz zum Opferhilfe - gesetz – Entschädigung und Genugtuung an Opfer | §§ 8 ff. | – einmalig bis 1 Mio. – wiederkehrend bis 200 000 |
| SR 312.5 | Opferhilfegesetz – Beiträge für Hilfeleistungen Dritter | Art. 16 | – einmalig bis 1 Mio. – wiederkehrend bis 200 000 |
[2] LS 170. 4.
[3] LS 172. 11.
[4] LS 172. 16.
[5] LS 175. 2.
[9] SR 211. 112. 2.
[12] SR 312. 0.
[13] SR 943. 03. Eingefügt durch Vfg. vom 9. Dezember 2010 (
[14] OS 66, 6; ABl 2010, 3096). In Kraft seit 1. Januar 2011.
[15] Fassung gemäss Vfg. vom 9. Dezember 2010 (OS 66, 6; ABl 2010, 3096). In Kraft seit 1. Januar 2011.
[16] Fassung gemäss Vfg. vom 16. Januar 2012 (OS 67, 77; ABl 2012, 129). In Kraft seit 1. Januar 2012.
[17] Fassung gemäss Vfg. vom 21. Januar 2013 (OS 68, 125; ABl 2013-02-01). In Kraft seit 1. Januar 2013.
[18] Eingefügt durch Vfg. vom 20. Mai 2014 (OS 69, 301; ABl 2014-06-06). In Kraft seit 1. August 2014.
[19] Fassung gemäss Vfg. vom 20. Mai 2014 (OS 69, 301; ABl 2014-06-06). In Kraft seit 1. August 2014.
[20] Aufgehoben durch Vfg. vom 20. Mai 2014 (OS 69, 301; ABl 2014-06-06). In Kraft seit 1. August 2014.