Archivgesetz
(vom 24. September 1995)[1]
Gegenstand
Dieses Gesetz regelt die Übergabe von Akten der öffentlichen Organe an die Archive, die Archivierung, den Datenschutz im Archivbereich und die Organisation des Archivwesens.
Begriffe
a. Öffentliche Organe
Öffentliche Organe sind die Behörden und Amtsstellen des Kantons und der Gemeinden, andere öffentliche Einrichtungen sowie natürliche und juristische Personen des Zivilrechts, soweit sie mit öffentlichen Aufgaben betraut sind.
Die Zürcher Kantonalbank untersteht diesem Gesetz nicht.
b. Akten
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen, insbesondere dazugehörige Verzeichnisse.
c. Archive
Archive sind Einrichtungen zur dauernden authentischen Überlieferung der Tätigkeit der öffentlichen Organe zu rechtlichen, administrativen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken.
Archivorganisation
a. Staatsarchiv
Das Staatsarchiv ist das zentrale Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgänger.
Es berät die öffentlichen Organe und übt die fachliche Aufsicht über die andern Archive aus.
b. Andere Archive
Die Gerichte, Notariate, Bezirke, Gemeinden, staatlich anerkannten Kirchen und selbständigen Anstalten führen eigene Archive.
Die älteren Archivteile der Gerichte, Notariate und Bezirke werden im Staatsarchiv aufbewahrt.
Der Regierungsrat kann andern öffentlichen Organen die Führung von Archiven bewilligen oder sie dazu verpflichten.
Aktenablage bei den öffentlichen Organen
Die Akten werden zunächst von den öffentlichen Organen verwaltet.
Aktenübernahme durch die Archive
Die öffentlichen Organe bieten ihre Akten in der Regel innerhalb von zehn Jahren ab dem Zeitpunkt, ab dem sie diese nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv zur Übernahme an.
Das Archiv wählt die Akten aus, die es übernimmt. Es trägt bei der Auswahl der Bedeutung der Akten Rechnung.
Über Akten, welche die Archive nicht übernehmen, verfügen die Organe gemäss den für sie geltenden Vorschriften.
Aktenzugang
Der Zugang zu archivierten Akten richtet sich nach den Bestimmungen des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)[2]. §§ 11, 11 a und 11 b bleiben vorbehalten.
Die Archive können Verzeichnungsdaten und elektronische Ausprägungen von Akten im Internet zugänglich machen, wenn die betreffenden Akten für die Öffentlichkeit nach Abs. 1 oder nach § 11 Abs. 1 zugänglich sind.
Schutzfristen
a. Grundsatz
Archivierte Akten werden frei zugänglich:
a.30 Jahre nach Aktenschliessung, wenn sie Personendaten enthalten,
b.80 Jahre nach Aktenschliessung, wenn sie besondere Personendaten enthalten.
Die Archive verkürzen die Schutzfristen nach Abs. 1 auf Gesuch hin, wenn die betroffene Person im Zeitpunkt der Gesuchstellung
a.vor mindestens 10 Jahren verstorben ist,
b.vor mindestens 100 Jahren geboren wurde und dem Archiv ihr Todesdatum nicht bekannt ist.
b. Zugang während laufender Schutzfrist
Die Archive bewilligen während laufender Schutzfrist den Zugang zu archivierten Akten, wenn:
a.die betroffene Person um Zugang zu ihren eigenen Personendaten ersucht,
b.die betroffene Person in die Bekanntgabe eingewilligt hat,
c.die Akten für nicht personenbezogene Zwecke, insbesondere Forschung, Planung und Statistik, verwendet werden,
d.ein öffentliches Organ die Akten zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben benötigt,
e.besonders schützenswerte Interessen vorliegen.
Über den Zugang zu Akten, die gesetzlich geschützten Berufsgeheimnissen unterstehen, entscheiden während laufender Schutzfrist die für die Entbindung vom Berufsgeheimnis zuständigen Behörden nach den für sie geltenden gesetzlichen Vorschriften, wenn die Akten besondere Personendaten enthalten und keine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.
Zugangsbeschränkungen
Die Archive verweigern, beschränken oder schieben den Zugang zu archivierten Akten auf, wenn:
a.im Einzelfall besonders schützenswerte Interessen vorliegen,
b.deren Zustand es erfordert oder
c.dies mit den Deponenten von Überlieferungsgut Dritter vereinbart wurde.
Schutz eigener Personendaten
Die betroffene Person hat keinen Anspruch auf Berichtigung oder Vernichtung von Daten. Sie kann deren strittigen oder unrichtigen Charakter vermerken lassen.
Aufbewahrung
Die Archive unterhalten die Akten sorgfältig, fachgerecht und reproduzierbar, sie sichern sie gegen Verderb und Verlust und führen über sie ausführliche Verzeichnisse.
Die Ausleihe an Private ist grundsätzlich untersagt.
Vernichtung
Die Archive dürfen die Akten nur gemäss den Richtlinien des Staatsarchivs vernichten und nur soweit, als das öffentliche Organ die weitere Aufbewahrung nicht verlangt.
Bibliothek
Hauptamtlich betreute Archive mit regelmässigen Öffnungszeiten unterhalten eine Handbibliothek.
Überlieferungsgut Dritter
Die Archive können Überlieferungsgut Dritter übernehmen, das ausserhalb ihres angestammten Bereichs entstanden ist, sofern es mit dem Zweck des Archivs in Zusammenhang steht und für diesen von Bedeutung ist.
Ausführungsbestimmungen
Der Regierungsrat und die kantonalen Gerichte erlassen Ausführungsbestimmungen, welche sie, soweit erforderlich, aufeinander abstimmen.
Besondere Anordnungen
Der Regierungsrat und die kantonalen Gerichte können
a.aus wichtigen Gründen für einzelne Aktengruppen die Schutzfristen nach § 11 verkürzen oder verlängern sowie ein teilweises Einsichtsrecht gewähren oder das vorgesehene Einsichtsrecht beschränken,
b.einzelne Aktengruppen aus wichtigen Gründen von der Anbietepflicht ausnehmen oder die Fristen ändern,
c.die Hinterlegung wichtiger, aber gefährdeter oder mangelhaft erschlossener Akten aus andern Archiven im Staatsarchiv anordnen.
Archivkommission
Der Regierungsrat bestellt eine beratende Archivkommission, in der die interessierten Einrichtungen und Personenkreise vertreten sind.
Änderungen bisherigen Rechts
Die nachstehend genannten Gesetze werden wie folgt geändert: . . .[4]
Inkrafttreten
Dieses Gesetz untersteht der Volksabstimmung.
[1] OS 53, 267. Frühere Ordnungsnummer LS 432. 11.
[2] LS 170. 4.
[3] LS 813. 13.
[4] Text siehe OS 53, 269.
[5] In Kraft seit 1. Januar 1999 (OS 54, 912).
[6] Fassung gemäss G über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (OS 62, 121; ABl 2005, 1283). In Kraft seit 1. Oktober 2008 (OS 63, 317).
[7] Eingefügt durch G vom 8. Juli 2013 (OS 68, 452; ABl 2012-09-28). In Kraft seit 15. Januar 2014.
[8] Fassung gemäss G vom 8. Juli 2013 (OS 68, 452; ABl 2012-09-28). In Kraft seit 15. Januar 2014.
[9] Aufgehoben durch G vom 8. Juli 2013 (OS 68, 452; ABl 2012-09-28). In Kraft seit 15. Januar 2014.