Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV)

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Die öffentlichen Organe sind in ihrem Zuständigkeitsbereich für die Einhaltung und Umsetzung der Grundsätze im Umgang mit Informationen und Personendaten bei der Informationstätigkeit und den Datenschutzmassnahmen verantwortlich.

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Sie geben bei Vorliegen der Voraussetzungen und nach Abwägung der öffentlichen und privaten Interessen Informationen bekannt:

a.durch Informationstätigkeit von Amtes wegen im Sinne von § 14 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG) und

b.durch Gewährung des Zugangs zu Informationen auf Gesuch im Sinne von § 20 IDG.

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Die zur Umsetzung des IDG verpflichteten öffentlichen Organe des Kantons im Sinne von § 3 Abs. 1 lit. b IDG sind je im Rahmen ihrer Zuständigkeitsbereiche:

a.der Regierungsrat,

b.die in § 59 und Anhang 2 der Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung vom 18. Juli 2007 bezeichneten Einheiten, soweit die Direktionen keine anderen Regelungen treffen.

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Die übrigen in § 3 Abs. 1 IDG bezeichneten öffentlichen Organe legen die verpflichteten Stellen für ihren Zuständigkeitsbereich selbst fest. Sie können hierfür insbesondere auch zentrale Stellen bezeichnen.

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Vorbehalten bleiben besondere Zuständigkeitsbestimmungen der vorliegenden Verordnung und anderer Erlasse des kantonalen und kommunalen Rechts.

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Die Information im Rahmen von Meinungsbildungsprozessen kann insbesondere dann eingeschränkt werden, wenn diese politisch umstrittene Fragen betreffen oder die betreffenden Geschäfte Gegenstand späterer Rechtsstreitigkeiten bilden können. Über die Informationstätigkeit nach erfolgter Beschlussfassung ist im Einzelfall zu entscheiden.

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Bei Geschäften des Regierungsrates bleiben die Anträge, Mitberichte und Besonderen Stellungnahmen der Direktionen und der Staatskanzlei auch nach der Beschlussfassung durch den Regierungsrat von der Bekanntgabe ausgeschlossen.

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Die Informationstätigkeit öffentlicher Organe erfolgt über die amtlichen Publikationsorgane, das Internet oder die Medien.

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Das für die Informationstätigkeit zuständige Organ kann weitere Informationsmittel bestimmen.

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Ist eine Information in einem Publikationsorgan oder auf einer Internetseite eines öffentlichen Organs zugänglich, gilt die Information als hinreichend zugänglich im Sinne von § 25 Abs. 1 IDG.

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Allgemeine Auskünfte zur Tätigkeit der öffentlichen Organe im Sinne von § 20 Abs. 1 IDG können beim nach § 1 zuständigen Organ formlos verlangt werden.

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Eine formlose Anfrage ist unzulässig, wenn

a.eine Anhörung betroffener Dritter nach § 26 IDG erforderlich ist,

b.für die Vornahme der Interessenabwägung vertiefte Abklärungen zu treffen sind oder

c.deren Bearbeitung mit besonderem Aufwand verbunden ist.

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Bei unzulässigen formlosen Anfragen wird die anfragende Person auf das Erfordernis eines schriftlichen Gesuchs sowie allgemein auf mögliche Kostenfolgen hingewiesen.

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Besondere Auskünfte zur Tätigkeit öffentlicher Organe erfordern ein schriftliches Gesuch beim nach § 1 zuständigen Organ.

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Das Gesuch enthält möglichst genaue Angaben über den Gegenstand und die allgemeine Bezeichnung der Information sowie das Datum ihrer Entstehung und ihre Urheberschaft.

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Kann das öffentliche Organ nicht mit vertretbarem Aufwand feststellen, welche Information verlangt wird, kann es von der Gesuchstellerin oder dem Gesuchsteller eine Präzisierung verlangen. Es weist sie oder ihn auf die Folgen einer ausbleibenden Präzisierung hin.

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Macht die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller nicht innert zehn Tagen die für die Feststellung der verlangten Informationen zusätzlich erforderlichen Angaben, gilt das Gesuch als zurückgezogen.

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Das öffentliche Organ, an das sich das Gesuch richtet, behandelt dieses selbst, soweit keine andere Stelle für zuständig erklärt worden ist.

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Betrifft das Gesuch offensichtlich die Informationen eines anderen Organs, wird es diesem zur Behandlung überwiesen. Dies gilt namentlich dann, wenn die angefragte Stelle zwar über die verlangte Information verfügt, sie aber nicht selbst erstellt oder als Hauptadressatin empfangen hat.

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Betrifft das Gesuch Informationen mehrerer Organe, sprechen sich diese über die Behandlung und Beurteilung des Gesuchs ab.

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Formlose Anfragen werden mündlich oder auf elektronischem Weg beantwortet, soweit der Inhalt der verlangten Information dies zulässt.

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Der Zugang zu Informationen auf schriftliches Gesuch erfolgt durch Einsichtnahme beim öffentlichen Organ oder durch Zustellung von Kopien.

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Er kann auf elektronischem Weg gewährt werden, wenn die verlangte Information keine Personendaten enthält oder die Personendaten vor unbefugtem Zugriff Dritter ausreichend geschützt sind.

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Die Einsichtnahme findet bei dem öffentlichen Organ statt, das für die Behandlung des Gesuchs zuständig ist.

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Das Organ kann sich auf die Vorlage von Kopien beschränken, insbesondere wenn Informationen anonymisiert werden müssen.

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Es kann die Identität der Gesuchstellerin oder des Gesuchstellers beim Zutritt zu seinen Räumlichkeiten kontrollieren.

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Es sorgt während der Einsichtnahme für angemessenen Schutz der Informationen.

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Es ermöglicht auf Verlangen die Erstellung von Kopien.

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Das öffentliche Organ stellt der Gesuchstellerin oder dem Gesuchsteller auf Verlangen Kopien amtlicher Dokumente zu, soweit deren Zustand und Natur dies zulassen.

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Es macht auf Nutzungseinschränkungen aufmerksam, soweit die Informationen des Organs urheberrechtlich geschützt sind.

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Das öffentliche Organ macht die Informationen soweit möglich in der zum amtlichen Gebrauch erstellten Form zugänglich. Es ist nicht verpflichtet, sie vorgängig zu übersetzen oder in anderer Weise aufzubereiten.

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Kann der Zugang zur Information nur teilweise gewährt werden, können die einer Einschränkung unterliegenden Teile abgedeckt oder abgetrennt werden. Ist dies nicht sinnvoll möglich, kann eine Zusammenfassung der Information abgegeben werden.

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Das öffentliche Organ kann den Nachweis eines schutzwürdigen Zugangsinteresses im Sinne von § 25 Abs. 2 IDG namentlich dann verlangen, wenn es das Gesuch mit seinen verfügbaren Mitteln nicht behandeln kann, ohne dass die Erfüllung seiner anderen Aufgaben wesentlich beeinträchtigt wird.

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Wird der Nachweis erbracht, kann das öffentliche Organ die Frist für die Zugangsgewährung nach § 28 Abs. 1 IDG angemessen verlängern.

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Beansprucht eine Person Zugang zu den eigenen Personendaten nach § 20 Abs. 2 IDG, hat sie beim betreffenden Organ ein schriftliches Gesuch zu stellen.

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Das Gesuch kann auf elektronischem Weg gestellt werden, wenn das öffentliche Organ dies zulässt.

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Die gesuchstellende Person hat sich zu identifizieren.

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Das angefragte Organ behandelt das Gesuch und gewährt den Zugang.

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Bezieht sich das Gesuch auf Personendaten, die Teil einer Datensammlung sind, die von mehreren öffentlichen Organen gemeinsam bearbeitet wird, kann das angefragte Organ dessen Behandlung an das verantwortliche Organ überweisen.

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Lässt das angefragte Organ Personendaten von einem Dritten bearbeiten, überweist es das Gesuch an diesen zur Behandlung, sofern es diesen vertraglich zur Auskunftserteilung verpflichtet hat und die Auskunft nicht selbst erteilen kann.

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Die Auskunft wird in der Regel schriftlich in der Form eines Ausdrucks oder einer Fotokopie erteilt. Sie kann auf andere geeignete Weise oder, mit Zustimmung der gesuchstellenden Person, mündlich erteilt werden.

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Sie kann mit Zustimmung der gesuchstellenden Person auf elektronischem Weg erteilt werden, wenn die Übermittlung vor dem Zugriff unberechtigter Dritter ausreichend geschützt ist.

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Die Auskunft umfasst:

a.die Informationen, die über die gesuchstellende Person in den Informationsbeständen des öffentlichen Organs vorhanden sind,

b.die Rechtsgrundlage und den Zweck der Datenbearbeitung, die an der Datenbearbeitung beteiligten Organe und die regelmässigen Informationsempfängerinnen und -empfänger.

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Wer die Bekanntgabe von Personendaten an Private nach § 22 Abs. 1 IDG sperren lassen will, teilt dies dem zuständigen öffentlichen Organ schriftlich mit.

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Hat das Organ die Sperre vollzogen, teilt es dies schriftlich mit.

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Die Bekanntgabe von Personendaten zu nicht personenbezogenen Zwecken nach § 18 IDG kann insbesondere für Forschung, Planung, Statistik und personenunabhängige Expertisen erfolgen.

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Sie erfordert ein schriftliches Gesuch mit folgenden Angaben:

a.Bezeichnung der Empfängerin oder des Empfängers,

b.Kurzbeschreibung des Vorhabens,

c.Umschreibung der benötigten Personendaten,

d.Ablauf und Art der Datenbearbeitung,

e.Angaben über die zum Schutz der Informationen vorzukehrenden Massnahmen, insbesondere hinsichtlich Aufbewahrung, Anonymisierung und Vernichtung der Personendaten.

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Das öffentliche Organ erlässt einen schriftlichen Entscheid. Es kann diesen mit Auflagen zum Schutz der Personendaten versehen.

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Die grenzüberschreitende Übermittlung von Personendaten gestützt auf § 19 lit. a IDG ist zulässig, wenn die Rechtsordnung oder anerkannte Selbstregulierungsbestimmungen im Empfängerstaat einen angemessenen Schutz der übermittelten Daten gewährleisten. Das öffentliche Organ kann hierfür auf die Liste der oder des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten gemäss Art. 7 der Verordnung vom 14. Juni 1993 zum Bundesgesetz über den Datenschutz^[5] abstellen.

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Erfolgt die grenzüberschreitende Übermittlung von Personendaten gestützt auf § 19 lit. c IDG, ist die oder der Beauftragte für den Datenschutz über die vereinbarten Sicherheitsvorkehrungen vorab zu informieren.

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Die grenzüberschreitende Übermittlung von Personendaten kann im Einzelfall auch gestützt auf die Einwilligung der betroffenen Person erfolgen.

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Besondere Risiken im Sinne von § 10 IDG liegen bei einem Vorhaben zur Bearbeitung von Personendaten insbesondere dann vor, wenn es

a.ein Abrufverfahren vorsieht,

b.die Sammlung einer Vielzahl besonderer Personendaten betrifft,

c.mit dem Einsatz neuer Technologien verbunden ist,

d.vorsieht, dass mindestens drei verschiedene öffentliche Organe gemeinsam Personendaten bearbeiten, oder

e.eine grosse Anzahl von Personen betrifft.

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Die Mitteilung des öffentlichen Organs über das Vorhaben an die oder den Beauftragten für den Datenschutz enthält:

a.dessen Beschreibung,

b.die Darstellung der Rechtslage,

c.eine Übersicht über die Massnahmen zur Verhinderung von Persönlichkeitsverletzungen.

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Die oder der Beauftragte für den Datenschutz nimmt die Vorabkontrolle innert angemessener Frist vor und teilt dem öffentlichen Organ das Prüfungsergebnis mit.

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Mit Zustimmung der oder des Beauftragten für den Datenschutz kann anstelle der Vorabkontrolle eine Mitwirkung der oder des Beauftragten in der Projektorganisation des Vorhabens vorgesehen werden.

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Eine Vorabkontrolle ist nicht erforderlich, wenn im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens, das Grundlage für die beabsichtigte Bearbeitung von Personendaten bildet, die Art der Bearbeitung festgelegt und Schutzmassnahmen vorgesehen wurden.

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Soweit die Informationsbearbeitung durch Dritte gemäss § 6 IDG gesetzlich nicht geregelt ist, ergehen entsprechende Aufträge an Dritte schriftlich.

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Der Auftrag regelt insbesondere:

a.den Gegenstand und den Umfang der übertragenen Aufgaben,

b.den Umgang mit Personendaten,

c.die Geheimhaltungsverpflichtungen,

d.die Behandlung von Informationszugangsgesuchen,

e.die zum Schutz der Informationen vorzukehrenden Massnahmen,

f.die Kontrolle der Auftragserfüllung,

g.die bei Pflichtverletzung vorgesehenen Sanktionen,

h.die Vertragsdauer und die Voraussetzungen der Vertragsauflösung.

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Die vorgesetzte Stelle genehmigt Aufträge für das Bearbeiten besonderer Personendaten.

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Prüfungs- und Bewertungsstellen gemäss § 13 IDG sind die aufgrund der Verordnung über die Datenschutzzertifizierung vom 28. September 2007 (VDSZ)^[6] akkreditierten Zertifizierungsstellen. Die Bestimmungen der VDSZ^[6] über Gegenstand und Verfahren gelten sinngemäss.

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Die Aufgaben des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten gemäss Art. 9 und 10 VDSZ^[6] werden soweit erforderlich durch die Beauftragte oder den Beauftragten für den Datenschutz wahrgenommen.

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Die Staatskanzlei betreibt für die kantonale Verwaltung im Sinne von § 1 Abs. 3 eine Koordinationsstelle IDG. Die Koordinationsstelle^[8]

a.unterstützt die öffentlichen Organe bei Umsetzung und Vollzug des Öffentlichkeitsprinzips gemäss IDG,

b.fördert die Information und die Weiterbildung der Mitarbeitenden im Bereich des Öffentlichkeitsprinzips gemäss IDG,

c.nimmt Gesuche um Einsichtnahme in Protokolle des Regierungsrates entgegen, die innert 20 Jahren nach Abschluss des entsprechenden Protokolljahrgangs gestellt werden.

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Die Koordinationsstelle arbeitet bei der Erfüllung ihrer Aufgaben mit der oder dem Beauftragten für den Datenschutz zusammen.

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Für den Verkehr mit der Koordinationsstelle bezeichnen die Direktionen je eine zentrale Ansprechperson.

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Die öffentlichen Organe des Kantons verkehren mit der oder dem Beauftragten für den Datenschutz direkt. In Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung oder besonderer Tragweite erfolgt der Verkehr auf dem Dienstweg über die Direktion und unter Mitteilung an die Koordinationsstelle IDG.

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Die öffentlichen Organe des Kantons konsultieren die oder den Beauftragten für den Datenschutz frühzeitig bei Geschäften mit einem Bezug zu grundsätzlichen datenschutzrechtlichen Fragen, insbesondere bei entsprechenden Rechtsetzungsprojekten.

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Die Einheiten der kantonalen Verwaltung teilen der Staatskanzlei auf dem Dienstweg jährlich zuhanden des Geschäftsberichtes mit:

a.die Anzahl der im Berichtsjahr schriftlich eingereichten Gesuche um Informationszugang,

b.die Anzahl der angenommenen und der ganz oder teilweise abgelehnten schriftlichen Gesuche,

c.besondere Vorkommnisse im Zusammenhang mit der Bekanntgabe von Informationen.

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Die Staatskanzlei stellt der oder dem Beauftragten für den Datenschutz die Informationen für die Berichterstattung gemäss § 39 IDG zur Verfügung.

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Die oder der Beauftragte für den Datenschutz verkehrt mit dem Regierungsrat über die Staatsschreiberin oder den Staatsschreiber. Diese oder dieser legt dem Regierungsrat die Berichte und Empfehlungen der oder des Beauftragten vor, die für die gesamte kantonale Verwaltung von Bedeutung sind.

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Die oder der Beauftragte verkehrt mit den kantonalen Verwaltungseinheiten direkt. Empfehlungen und Angelegenheiten von allgemeiner Bedeutung oder besonderer Tragweite teilt sie oder er auch der zentralen Ansprechperson der zuständigen Direktion und der Koordinationsstelle IDG mit.

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Der Verkehr mit den übrigen öffentlichen Organen richtet sich nach den von diesen getroffenen organisatorischen Regelungen.

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Soweit die vorliegende Verordnung keine besondere Regelung enthält, gelten die Bestimmungen der Gebührenordnung für die Verwaltungsbehörden vom 30. Juni 1966^[4] und der Gebührenordnung der Gemeinden.^[7]

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Die Gebühren für die Gewährung des Informationszugangs richten sich nach dem Anhang zu dieser Verordnung.

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Das öffentliche Organ verzichtet auf die Erhebung von Gebühren, wenn die Kosten der Gebührenerhebung den Gebührenbetrag übersteigen. Gebühren unter Fr. 50 werden nicht erhoben.

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Kosten, die sich ausschliesslich aus der Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen ergeben, werden bei der Festlegung der Gebühren nicht berücksichtigt.

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Die Behörde kann auf die Gebührenerhebung verzichten oder die Gebühr herabsetzen, wenn sie das Zugangsgesuch ablehnt oder den Zugang nur teilweise gewährt.

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Übersteigen die voraussichtlichen Gesamtkosten Fr. 500, so informiert die Behörde die Gesuchstellerin oder den Gesuchsteller über die zu erwartende Höhe der Gebühr.

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Bestätigt die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller das Gesuch nicht innert zehn Tagen, gilt es als zurückgezogen. Die Behörde weist die Gesuchstellerin oder den Gesuchsteller darauf hin.